Was ist Scheinselbständigkeit?

Wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein Angestelltenverhältnis vereinbaren, bedeutet das für den Arbeitgeber nicht nur die Einhaltung der im Vertrag festgeschriebenen Pflichten, es gibt auch eine Reihe gesetzlicher Pflichten, die er beachten muss.

Wie sieht ein reguläres Angestelltenverhältnis aus? Neben dem zu zahlenden Arbeitsentgelt hat der Arbeitgeber auch für die Sozialversicherung des Arbeitnehmers aufzukommen und nimmt eine Fürsorgepflicht für ihn wahr. Diese Fürsorgepflicht umfasst unter anderem die sechswöchige Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und die Schaffung sicherer Arbeitsbedingungen. Die vom Arbeitgeber abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge für die soziale Absicherung des Arbeitnehmers umfassen die gesetzliche Arbeitslosen-, Kranken-, Renten-, Unfall- und Pflegeversicherung, die von Arbeitgeber und Arbeitnehmer anteilig zu tragen sind. Der Arbeitgeber führt diesen Betrag direkt an die zuständigen Kassen ab. Ausgenommen von dieser Versicherungspflicht sind jedoch so genannte „geringfügig Beschäftigte“ („450-Euro-Jobber“, bis Ende vergangenen Jahres noch „400-Euro-Jobber“).

Aus diesen neben dem Arbeitsentgelt zu leistenden Beträgen ergeben sich die so
bezeichneten „Lohnnebenkosten“, die zusätzlich entstehen. Neben den Pflichten des Arbeitgebers gibt es gewisse Rechte des Arbeitnehmers. So kann er sich etwa auf das Tarifrecht und tarifvertragliche Vorgaben (Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch, Arbeitsbedingungen etc.) berufen oder sich auf das Betriebsverfassungsrecht beziehen. Zudem besteht ein Anspruch auf einen gesetzlichen Mindesturlaub sowie die Entgeltfortzahlung während des Urlaubs und im Krankheitsfall.

Der zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geschlossene Arbeitsvertrag ist ein Unterfall des Dienstvertrags und erfasst sowohl selbständige als auch unselbständige Arbeit. Letzteres ist der Regelfall. (Wenn allerdings eine selbstständige Arbeit gefordert wird, kann ein anderes Vertragsverhältnis zwischen den beiden Parteien entstehen.) Wenn ein selbständiger Auftragnehmer tätig wird, kann jedoch auch ein Dienst- oder Auftragsverhältnis bestehen, das dann keinen Arbeitsvertrag in diesem Sinne darstellt.

Unter bestimmten Voraussetzungen liegt dann eine sog. „freie Mitarbeit“ vor, auf die die gesetzlichen Vorgaben für ein Arbeitsverhältnis keine Anwendung finden. Es gilt weder die Fürsorgepflicht des Auftraggebers im vollen Maße, noch sind Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Der freie Mitarbeiter ist kein Arbeitnehmer des Auftraggebers, sondern lediglich Auftragnehmer. Meistens ist er selbst Unternehmer oder gewerblich tätig. Er kann aber auch Arbeitnehmer bei einem Dritten sein und in einer Nebentätigkeit als freier Mitarbeiter für den Auftraggeber tätig werden.

Er wird in dem Fall „auf Honorarbasis“ oder „auf Werkvertragsbasis“ tätig. Das heißt, dass der freie Mitarbeiter seinem Auftraggeber Rechnungen als selbständiger Unternehmer stellt und eben kein Arbeitsentgelt im Sinne eines Gehalts erhält. Er ist in dem Auftragsverhältnis selbstständig tätig und muss Steuern und Sozialversicherungsbeiträge selbst abführen. Das vertraglich vereinbarte Entgelt umfasst dann keine Lohnnebenkosten und wird für die Erbringung einer Dienstleistung oder die Erstellung eines bestimmten Werks (für einen Text, eine Illustration, etc.) gezahlt.

Was unter scheidet freie Mitarbeit von einem Arbeitsverhältnis?

Die rechtlichen Anforderungen an das Bestehen eines solchen freien Mitarbeitsverhältnisses sind jedoch streng. Soweit ein Dienstvertragsverhältnis bestimmte Kriterien eines Arbeitsverhältnisses erfüllt, wird es rechtlich auch so behandelt. Die Rede ist dann von einer so genannten „Scheinselbständigkeit“. § 7 Abs. 1 SGB VI trifft eine zur Abgrenzung heranzuziehende Klarstellung:

Beschäftigung ist die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Anhaltspunkte für eine Beschäftigung sind eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Nicht nur die vertragliche Regelung, dass der der freie Mitarbeiter weisungsfrei und unabhängig von Arbeitszeiten oder –orten tätig werden darf, ist demnach entscheidend, sondern vor allem dass er dies in der Praxis auch tut. Wenn ein Auftragnehmer zum Beispiel lediglich für einen Auftraggeber tätig wird und dabei weisungsgebunden ist, geht die Rechtsprechung in der Regel von einer abhängigen Beschäftigung aus, die als Arbeitsverhältnis und nicht als freie Mitarbeit gewertet wird. Es kommt maßgeblich auf den tatsächlichen äußeren Anschein der Tätigkeit an.

Die Bedeutung vertraglicher Regelungen

In einem Vertrag über freie Mitarbeit müssen darum die Elemente der Unabhängigkeit und Weisungsungebundenheit klar geregelt sein. So eine Vereinbarung kann zum Beispiel enthalten, dass die vereinbarte Leistung auch durch Dritte erbracht werden kann, die Klarstellung, dass der Auftragnehmer parallel auch für andere Auftraggeber tätig werden kann, oder dass er Einzelaufträge ablehnen darf. In der Praxis besteht das Problem, dass auch Auftragsverhältnisse eine gewisse Bindung an die Weisungen des Auftraggebers voraussetzen. Den einzelnen Formulierungen eines Freien-Mitarbeiter-Vertrags kommt insofern erhebliche Bedeutung zu.

Die Bedeutung der tatsächlichen Ausübung

Von noch größerer Bedeutung ist letztlich jedoch die Einhaltung der rechtlichen Mindestanforderungen in der tatsächlichen Ausübung der Tätigkeit. Nicht die vertragliche Regelung ist maßgeblich, sondern die Umsetzung. Unabhängig von den Formulierungen eines Freien-Mitarbeiter-Vertrags wird eine Tätigkeit von den zuständigen Behörden als Arbeitsverhältnis gewertet, wenn es zum Beispiel an der nötigen Unabhängigkeit in der täglichen Praxis fehlt.

Klarstellende Regelungen im Vertrag, nach denen sich Auftraggeber und Auftragnehmer sich darüber einig sind, dass durch diesen Vertrag kein arbeits- und ein sozialversicherungsrechtliches Beschäftigungsverhältnis begründet wird und der Auftragnehmer selbst für seine steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Belange Sorge trägt, haben daher nur deklaratorische Bedeutung – wenn es wie ein Arbeitsverhältnis aussieht, wird es von den Gerichten eben auch als ein Arbeitsverhältnis angesehen. Da der Umgehungsanreiz aus der Sicht eines potenziellen Arbeitgebers aus wirtschaftlichen Gründen sehr hoch ist, ist die Auslegung der Behörden streng und die Sanktionen teilweise drastisch.

Risiken und Folgen von „Scheinselbständigkeit“

Der sozial(versicherungs)rechtliche Beschäftigungsbegriff ist nicht deckungsgleich mit dem des Arbeitsverhältnisses. Auch ohne ein Arbeitsverhältnis kann ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegen. In den klassischen Beispielfällen der Beschäftigung von privaten Reinigungskräften, die weder ein Arbeitsverhältnis mit dem Auftraggeber haben noch selbstständig tätig sind, also eine so genannte „Scheinselbstständigkeit“ vorliegt, drohen schnell empfindliche Bußgelder bis hin zu Strafverfahren wegen des Verstoßes gegen das „Schwarzarbeitsverbot“.

„Scheinselbständigkeit“ wird gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 1 Schwarzarbeitsgesetz als Fall von Schwarzarbeit definiert und wird als solche mit Bußgeldern oder gar strafrechtlich sanktioniert. Nach § 266a Abs. 1 Strafgesetzbuch (StGB) kann mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden, wer als Arbeitgeber der Einzugsstelle Sozialversicherungsbeiträge vorenthält. Zudem sind bei der Annahme eines Arbeitsverhältnisses die eingesparten Sozialversicherungsbeiträge vom Auftraggeber, der nun zum Arbeitgeber wird, nachzuzahlen (grundsätzlich für bis zu 30 Jahre). Der Auftragnehmer wird hingegen zum Arbeitnehmer und kann zusätzlich in den Genuss der ihm dadurch zuteilwerdenden Arbeitnehmerrechte kommen (Anspruch auf bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, ggf. Mindestlohn oder Kündigungsschutz etc.).

Das ist ein erhebliches Risiko für den Auftraggeber. Der Auftragnehmer kann vor dem Arbeitsgericht erreichen, dass festgestellt wird, dass tatsächlich ein Arbeitsverhältnis vorliegt („Statusklage“) und so die „Einstellung“ als Arbeitnehmer erzwingen (selbst wenn man als Privater lediglich eine freie Tätigkeit mit einem Auftragnehmer vereinbart hatte). Der Gesetzgeber unterscheidet im Dienstvertragsrecht zudem zwischen Kündigungsfristen bei Dienstverhältnissen (§ 621 BGB) und bei Arbeitsverhältnissen (§ 622 BGB). D.h. diese fallen unterschiedlich aus abhängig davon, ob es sich um ein Arbeits- oder lediglich um ein Dienstverhältnis handelt.

Statusfeststellungsverfahren

Um Sicherheit mit Bezug auf den Status eines Vertragsverhältnisses in Hinblick darauf zu erlangen, ob ein Dienstverhältnis im Sinne einer freien Mitarbeit oder eine „Scheinselbständigkeit“ bzw. ein Arbeitsverhältnis besteht, können für die Beteiligten bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund (ehemals BfA) einen Antrag auf verbindliche Klärung der Statusfrage nach § 7a SGB IV einreichen (sog. „Statusfeststellungsverfahren“). Für die Antragstellung wird von der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung ein entsprechendes Formular zur Verfügung gestellt. Zur Statusermittlung sind eine Reihe von Angaben und die Vorlage verschiedener Unterlagen erforderlich. Die Vollständigkeit der Angaben ist entscheidend für die Bearbeitungsdauer. Die Entscheidung der Clearingstelle ist für alle Träger der gesetzlichen Sozialversicherung bindend. Gegen die Entscheidung ist jedoch die Einlegung von Rechtsmitteln möglich.

Über den Autor

Dr. Timo HohmuthDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Dr. Timo Hohmuth von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Experte für Verwaltungsrecht, öffentliches Wirtschaftsrecht sowie Umwelt- und Technikrecht.

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Neuigkeiten zum Mindestlohn

In vielen Branchen, unter anderem bei den Gebäudereinigern, ist der Mindestlohn bereits eingeführt, heißt hier allerdings Lohnuntergrenze: Er beträgt in der Gebäudereinigung 9 Euro pro Stunde, Spitzenreiter ist das Bauhauptgewerbe mit je nach Qualifikation bis zu 13,70 Euro die Stunde.

Der Bundesrat beschloss jetzt mit seiner noch jungen rot-rot-grünen Mehrheit eine flächendeckende neue Lohnuntergrenze von 8,50 Euro. Deutschland wäre damit in der Europäischen Union in guter Gesellschaft: 20 von 27 Mitgliedsstaaten haben gesetzlich verbindliche Mindestlöhne, die allerdings weit auseinanderklaffen. An der Spitze liegt Luxemburg mit 10,83 Euro, Schlusslicht ist Rumänien mit umgerechnet 92 Cent pro Arbeitsstunde.

Der Widerstand, der sich in der schwarz-gelben Regierung gegen den Mindestlohn regt, hebt vor allem die zum Teil erheblichen wirtschaftlichen Unterschiede zwischen den bundesdeutschen Regionen hervor. So seien ländliche Gegenden in Sachen Lebenshaltungskosten nicht mit städtischen Ballungsgebieten zu vergleichen, die Lohnverteilung müsse auch solche Unterschiede widerspiegeln.

Nun ist der Gesetzesentwurf in erster Linie das: ein Entwurf. Bevor daraus ein Gesetz werden kann, muss er vom Bundestag abgesegnet werden. Mit einer Mehrheit von CDU/CSU und FDP wird daraus aber vorerst nichts. Vor der nächsten Bundestagswahl wird aus dem flächendeckenden Mindestlohn demnach voraussichtlich nichts.

Fotocredit: Uschi Dreiucker / Pixelio

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Hat man eine Rechnung gestellt und die Zahlung bleibt aus, stellt sich die Frage, was zu tun ist. Ab wann ist die Zahlung fällig? Wann ist der Schuldner in Verzug? Wann muss man mahnen? Welche Folgen hat das? Das Ausbleiben einer Zahlung kann verschiedene Gründe haben. Wir erklären kurz, was zu tun ist, wird eine ordnungsgemäß gestellte Rechnung nicht gezahlt.

Wann ist eine Zahlung fällig?

Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger eine Leistung fordern kann und sie vom Schuldner spätestens zu erbringen ist. In Rechnungen steht beispielsweise die Formulierung „zahlbar binnen zehn Tagen nach Erhalt der Rechnung/Ware”. Ist kein Zeitpunkt bestimmt oder den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger die Leistung auch sofort verlangen. Meist ergibt sich allerdings aus den Umständen des Einzelfalls, wann eine Leistung fällig ist, falls es keine diesbezügliche Vereinbarung (Zahlungsbedingungen oder ähnliches) oder entsprechende Formulierung („sofort fällig“) gibt.

Wann befindet sich ein Vertragspartner mit einer Zahlung in Verzug?

Fälligkeit und Zahlungsverzug sind erst einmal grundsätzlich zu unterscheiden. In Verzug kann der Schuldner nur nach Fälligkeit der Zahlung sein, er tritt aber nicht unbedingt automatisch ein, wenn der Fälligkeitszeitpunkt überschritten ist. Für den Verzugseintritt gibt es verschiedene Szenarien.

Soweit der Fälligkeitszeitpunkt in der Rechnung konkret bestimmt (z.B. „[…] zu zahlen bis 15.03.2012.“) oder rechnerisch bestimmbar ist (z.B. durch die Formulierung „[…] zahlbar binnen zehn Tagen nach Erhalt der Rechnung.“ ) tritt der Verzug am Tag nach
Ablauf der Fälligkeit ein. Ist das nicht der Fall, tritt der Verzug erst 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – maßgeblich ist das später eintretende Ereignis. Ist der Vertragspartner Verbraucher und kein Unternehmer, so ist das auch nur dann der Fall, wenn der Verbraucher ausdrücklich auf diesen Umstand hingewiesen worden ist (z.B. in der Rechnung).

Für den Gläubiger besteht die Möglichkeit den Verzugseintritt durch eine wirksame Mahnung herbeizuführen. Wird daraufhin nicht gezahlt, so tritt der Verzugsfall ein, und zwar nach Ablauf der im Mahnbrief festgesetzten Frist. Das ist übrigens schon bei der ersten Mahnung so. Weitere Mahnungen dienen dazu, den Schuldner an seine Zahlungspflicht zu erinnern und ihm Zeit zu geben seiner Verpflichtung nachzukommen, was im Geschäftsverkehr üblich und aus Gründen der Kundenfreundlichkeit und Kulanz routinemäßig praktiziert wird. Anders sieht es aus, wenn der Schuldner sich in Zahlungsschwierigkeiten befindet und die Insolvenz droht. Dann liegt es am Gläubiger die fälligen Forderungen möglichst schnell geltend zu machen.

Bleibt der Schuldner mit der Zahlung säumig aus einem Grund, den er nicht zu vertreten hat (höhere Gewalt, Verspätung der Zahlung durch Verschulden der Bank oder ähnliches), so gerät er nicht in Verzug – sofern er das belegen kann.

Der Schuldner gerät unmittelbar in Verzug, wenn er die Leistung trotz Fälligkeit ernsthaft und endgültig verweigert, indem er etwa schriftlich mitteilt, dass er nicht bereit ist die Rechnung überhaupt zu bezahlen. Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen: Ist die Forderung beispielsweise verjährt, ist das eine wirksame Einrede – und es handelt sich um keinen Zahlungsverzug, wenn diese Rechnung nicht beglichen wird.

Welche Folgen hat der Zahlungsverzug?

Wenn Verzug eingetreten ist, kann der Gläubiger vom säumigen Schuldner ab dem Tag des Verzugseintritts (also oftmals ab der ersten Mahnung) als Verzugsschaden für die ausgebliebene Zahlung Verzugszinsen auf die Geldzahlung verlangen.

Zudem kann gegebenenfalls ein weiterer entstehender Verzugsschaden, der durch die ausbleibende Zahlung verursacht wird, dem Gläubiger in Rechnung gestellt werden (z.B. Anwaltskosten, die im Zuge der Geltendmachung angefallen sind).

Was ist zu tun? Wann muss ich mahnen?

Grundvoraussetzung ist zunächst, dass dem Schuldner eine ordnungsgemäße Rechnung zugegangen ist. Wenn die Zahlung trotz Fälligkeit nicht erfolgt ist, muss zur Geltendmachung
von Verzugszinsen oder eines anderen Verzugsschadens eine Zahlungserinnerung oder Mahnung (nicht zwingend mit der Bezeichnung „Mahnung“) erfolgen. Ist Verzug eingetreten, können auch finanzielle Schäden des Gläubigers (z.B. also Verzugszinsen) geltend
gemacht werden. Mehrfache Mahnungen sind nicht zwingend, aber oft in praktischer Hinsicht und mit Blick auf die jeweilige Geschäftsbeziehung sinnvoll. Schließlich ist im geschäftlichen Miteinander nicht unbedingt gewünscht, unmittelbar Verzugsschäden geltend zu machen. Ist
der Schuldner in Verzug, hat er die Kosten der weiteren Mahnung auch zu tragen. Die Rechtsprechung sagt allerdings klar: Diese Kosten sollen auch wirklich bloß die tatsächlich entstandenen finanziellen Nachteile ausgleichen.

Dass die Zahlungsaufforderdung dem Schuldner zugekommen ist, muss eventuell vor Gericht bewiesen werden, darum sollte solch ein Brief per Einschreiben versandt werden, oder der Adressat bestätigt schriftlich den Empfang. Bleiben Mahnungen und Zahlungsaufforderungen erfolglos, bleibt nur noch der Gang zum Rechtsanwalt oder zum Inkassobüro – sind die mit ihrer Arbeit erfolgreich, kommen auch deren Kosten auf den Schuldner zu.

Über den Autor

Dr. Timo HohmuthDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit  Dr. Timo Hohmuth von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Experte für Verwaltungsrecht, öffentliches Wirtschaftsrecht sowie Umwelt- und Technikrecht.

Kurzer Leitfaden zur Gründung einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft

Für Firmengründer wird das Modell der haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft immer populärer – im Vergleich zur “klassischen” GmbH. Das Hauptunterscheidungsmerkmal zwischen den beiden ist sicherlich die notwendige Kapitaleinlage. Bei der haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft ist nämlich rein rechtlich bloß ein Stammkapital von einem Euro notwendig – auch wenn sich in der Praxis eine Summe empfiehlt, die höher liegt als die anfallenden Kosten für Notar und Registergericht.

Vor- und Nachteile

Vorteil der Rechtsform: Ist die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit großem planerischen und finanziellen Aufwand verbunden, bietet das jüngere Modell deutlich mehr Flexibilität und Schnelligkeit, es ist kostengünstiger und einfacher. So eine UG (haftungsbeschränkt), wie sie oft abgekürzt wird, ist dabei auch nicht ohne Nachteile: Sacheinlagen (wie Computer, Maschinen, die Einbringung eines Geschäftsbetriebes, Auto etc.) sind unzulässig, das Geld muss vor der Anmeldung als Bareinlage und in vollem Umfang eingezahlt sein.

Zudem kommt es vor, dass Geschäftspartner und Banken ein gewisses Misstrauen gegenüber der Unternehmergesellschaft an den Tag legen, auch wegen der geringeren Haftungssumme im Vergleich zur GmbH. Bei Bestellungen wird zudem oft verlangt, dass die UG (haftungsbeschränkt) in Vorleistung tritt, schon bei kleineren Beträgen. Manches davon hing in der Vergangenheit auch mit der fehlenden Bekanntheit des Modells zusammen, mit steigendem Bekanntheitsgrad der Rechtsform wächst mittlerweile allerdings auch das Vertrauen der Geschäftspartner.

Die Gründung

Eine Unternehmergesellschaft kann von einer Person alleine oder zusammen mit anderen Gesellschaftern gegründet werden. (Um es etwas komplizierter zu machen: Gesellschafter können nicht nur natürliche Personen sondern auch Gesellschaften sein.) Zunächst müssen die Gesellschafter einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag (häufig auch Satzung genannt) abschließen. Am unkompliziertesten ist das Prozedere, wenn das Musterprotokoll zum Einsatz kommen kann, bei sogenannten Standardgründungen: Diese sehen maximal drei Gesellschafter und nur einen Geschäftsführer vor.

Nachdem ein Name gewählt ist (Personen- oder Phantasienamen, aber immer mit dem Zusatz, dass es sich um eine haftungsbeschränkte UG handelt), folgt die Eintragung ins Handelsregister beim zuständigen Amtsgericht. Die Anmeldung der Eintragung muss durch alle Geschäftsführer gemeinsam erfolgen. In der Regel erledigt der Notar, der die Beurkundung vorgenommen hat, auch die Anmeldeformalitäten gegenüber dem Registergericht, ohne diese gesondert in Rechnung zu stellen. Liegen alle Unterlagen vollständig und fehlerfrei vor, ist vom Notartermin bis zur Eintragung mit einer Dauer von wenigen Werktagen, maximal drei Wochen zu rechnen. Letztlich hängt die Dauer aber vom jeweiligen Registergericht ab.

Zu beachten ist, dass die niedrigen Gründungskosten nur bei Verwendung des Musterprotokolls gewährleistet sind. Jede Abweichung führt dazu, dass keine Gründung im vereinfachten Verfahren mehr vorliegt: Die kostenrechtliche Privilegierung verfällt, und der Geschäftswert des Unternehmens wird bei mindestens 25.000 Euro angesetzt – auch bei Annahme eines Stammkapitals von einem Euro.

Ansparpflicht

Eine haftungspflichtige Unternehmergesellschaft ist außerdem einer Ansparpflicht unterlegen: Ein Viertel des Jahresüberschusses (gemindert um einen etwaigen Verlustvortrag aus dem Vorjahr) muss einbehalten werden und darf nicht an die Gesellschafter ausgeschüttet werden – solange bis das Stammkapital auf das für eine “normale” GmbH vorgeschriebene Stammkapital von 25.000 Euro angewachsen ist. Danach entfällt die Pflicht zur Rücklagenbildung – und die Unternehmergesellschaft kann relativ unkompliziert zur GmbH umgewandelt werden, sofern das gewünscht wird.

Auch für haftungspflichtige Unternehmergesellschaften empfiehlt es sich jedoch, ein großzügigeres finanzielles Polster als Kapital einzuzahlen, als es der Gesetzgeber zwingend vorsieht. Sonst kann es passieren, dass das Unternehmen bereits bei der Gründung überschuldet ist – und der Geschäftsführer Insolvenz anmelden muss. (Im Regelfall würde eine Gesellschaft, deren Gründungskosten das Stammkapital überschreiten, vom Registeramt aber erst gar nicht eingetragen werden.) Zu empfehlen ist insgesamt eine Kapitalausstattung, die ausreicht, um die Kosten des Notars, des Registers und des Kreditinstituts für die Eröffnung und Führung eines Kontos zu decken.

Die Haftungsbeschränkung

Was bedeutet überhaupt der Zusatz “haftungsbeschränkt”? Zunächst einmal ist die Haftungssumme im Vergleich zur GmbH geringer. Außerdem können Gläubiger der Gesellschaft grundsätzlich nur aus dem Gesellschaftsvermögen, nicht aber auch aus dem Privatvermögen ihrer Gesellschafter ausgezahlt werden. In der Insolvenz haben die Gesellschafter dann lediglich den wirtschaftlichen Verlust ihrer Einlage zu befürchten, nicht jedoch eine darüberhinausgehende Haftung mit ihrem Privatvermögen, wie dies z.B. bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) der Fall wäre.

Warum Musterprotokolle?

Die Verwendung der Musterprotokolle kann vornehmlich in zwei Konstellationen sinnvoll sein. Zum einen, wenn man allein gründet und es nicht geplant ist, in nächster Zeit einen zweiten Gesellschafter aufzunehmen, oder wenn bei mehreren Gesellschaftern eine besonders schnelle Gründung erfolgen soll. Nachteil der Musterprotokolle ist nämlich, dass sie keine Bestimmungen über eine Trennung der Gesellschafter – (Kündigung, Ausschließung, Einziehung des Geschäftsanteils) enthalten. Das bedeutet im Ergebnis, dass der für eine Gesellschaft sehr wichtige Punkt der Regelung eines Streitfalls vom Musterprotokoll nicht berücksichtigt wird. Gerade dies ist bei aller Anfangseuphorie bei Unternehmensgründungen jedoch in der Praxis allzu oft von ganz erheblicher Bedeutung.

Über den Autor

Jan SchnedlerDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jan Schnedler von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Spezialist für die Themen Technologietransfer, Wirtschaftsrecht, IP/Geistiges Eigentum und IT-Recht.

Muss ich ein Gewerbe anmelden?

In Deutschland ist die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit jedenfalls anzeige- und – abhängig von der Art des Gewerbes – ggf. sogar genehmigungspflichtig. Dies dient der staatlichen Überwachung und steuerlichen Erfassung gewerblich ausgeübter Tätigkeiten.

Was ist ein Gewerbe?

Unter einem Gewerbe ist per definitionem jede erlaubte, selbständige, auf Dauer angelegte Tätigkeit zu verstehen, die zum Zwecke der Gewinnerzielung ausgeübt wird (sog. „Gewerbsmäßigkeit“) und nicht „Urproduktion“, bloße Verwaltung eigenen Vermögens oder freier Beruf ist (sog. „Gewerbsfähigkeit“).

Dass illegale Tätigkeiten per se nicht ausgeübt werden dürfen, ist dabei zunächst selbsterklärend. Angestellte Tätigkeiten stellen keine Gewerbeausübung dar, das Gewerbe wird dann ggf. vom Arbeitgeber ausgeübt. Freie Mitarbeiter üben hingegen ein eigenständiges Gewerbe aus. Eine bloß einmalige oder vorübergehende Tätigkeit stellt ebenfalls kein Gewerbe dar, ebenso wenig die unentgeltliche oder ehrenamtliche Tätigkeit, Hobbies und sog. „Liebhaberei“. Eine Gewinnerzielungsabsicht wird aber schnell angenommen, wenn Art und Umfang dies nahelegen. Die bloße Verwaltung eigenen Vermögens (wie z.B. Vermietung einer eigenen Wohnung) begründet allein noch kein Gewerbe.

Kein Gewerbe sind zum einen die Freien Berufe (z.B. Rechtsanwalt, Arzt, Steuerberater, Künstler, Journalisten, Lotsen etc., vgl. die Regelbeispiele des § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG), zum anderen die sog. „Urproduktion“ (= Land- und Forstwirtschaft, Fischerei, Weinbau etc., soweit hier nicht gewerblicher Vertrieb von Fremdwaren überwiegt, wie teilweise bei sog. „Hofläden“ der Fall).

Der Begriff des Freiberuflers ist nicht abschließend definiert. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG listet für das Steuerrecht sog. „Katalogberufe“ auf. Aber auch diesen Katalogberufen ähnliche Berufe können als Freie Berufe eingestuft werden. In der Regel wird daran angeknüpft, ob es sich bei der Tätigkeit um eine Dienstleistung höherer Art handelt. Als Indiz wird von den zuständigen Behörden regelmäßig die Erforderlichkeit eines Hoch- oder Fachhochschulstudiums für die Ausübung des Berufs, eine entsprechend ähnliche Ausbildung oder Qualifizierung sowie die staatliche Anerkennung und gesetzliche Regelung des Berufs herangezogen. Dies ist jedoch nicht zwingend. Im Zweifelsfalle sollte zur korrekten Einordnung jedoch eine Einschätzung einer fachkundigen Stelle erfolgen (z.B. durch die Handelskammer, Steuerberater oder Rechtsanwälte).

Grundsätzlich wird der Gewerbebegriff v.a. von den Gewerbe- und Finanzämtern eher weit ausgelegt. Vielfach ist die Einordnung aber im Einzelfall streitig und von den genauen Umständen abhängig. Teils gibt es dezidierte Rechtsprechung (insbesondere des Bundesfinanzhofs im Hinblick auf die Gewerbesteuerpflichtigkeit, z.B. zur freiberuflichen Tätigkeit eines IT-Ingenieurs).

Gewerbesteuerpflichtigkeit

Zu differenzieren ist zwischen dem für Anzeige- oder ggf. Genehmigungspflichten maßgeblichen Gewerbebegriff im Sinne der Gewerbeordnung und der Frage der Gewerbesteuerpflichtigkeit nach dem Gewerbesteuergesetz. Auf die Anzeige eines Gewerbes folgt i.d.R. auch die Gewerbesteuerpflicht; es sei denn, es liegen besondere Ausnahmen vor, vgl. § 3 GewStG. Die Gewerbesteuerpflichtigkeit kann sich jedoch auch für nicht unter den Gewerbebegriff fallende Tätigkeiten aus der Wahl der gewählten Rechtsform ergeben (vgl. § 2 GewStG). Um im Hinblick auf die Gewerbesteuerpflichtigkeit sicher zu gehen, kann beim Finanzamt eine verbindliche Auskunft beantragt werden. Die Gewerbesteuerpflicht beginnt erst, wenn alle tatbestandlichen Voraussetzungen eines Gewerbebegriffs vorliegen. Für natürliche Personen und Personengesellschaften besteht ein Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500,00 € (vgl. § 11 Abs. 1 Satz 1 Ziff. 1 GewStG).

Wann muss eine Anmeldung erfolgen?

Die Aufnahme einer Gewerbetätigkeit ist vor ihrem Beginn zumindest anzeigepflichtig (vgl. § 14 Abs. 1 GewO). Zu dem Beginn der Tätigkeit werden auch bestimmte vorbereitende Handlungen gezählt, die schon als Gewerbeausübung zu klassifizieren sind (z.B. Anmietung des Geschäftslokals, Einstellung des Personals, Inserate in Tageszeitungen, nicht aber Handlungen ohne Außenwirkung wie z.B. der Abschluss des Gesellschaftsvertrags).

Anzeigepflichtig sind aber auch z.B. die Übernahme eines bereits bestehenden Gewerbebetriebs, die Änderung der Rechtsform, der Eintritt eines neuen Gesellschafters, der Wechsel des Geschäftsgegenstandes, die Gründung einer Zweigstelle des Gewerbes, die Verlegung des Betriebs oder die Betriebsaufgabe.

Je nach ausgeübtem Gewerbe kann zusätzlich eine besondere Zulassung, Erlaubnis oder Genehmigung erforderlich sein (z.B. Gaststättengewerbe, Maklertätigkeiten, Handwerk, Personenbeförderung), die in der Regel an die Erfüllung bestimmter Voraussetzungen (z.B. berufliche Qualifikationen, Nachweise) geknüpft wird und sich nach speziellen gesetzlichen Vorgaben richtet (z.B. Gaststättengesetz, Handwerksordnung, Personenbeförderungsgesetz).

In Hamburg kann die Gewerbeanzeige nach § 14 GewO bei den örtlich zuständigen Bezirksämtern (dort: Verbraucherschutzamt) oder der Handelskammer erfolgen. Diese melden die Anzeige dann an das Finanzamt und ggf. andere zu beteiligende Behörden weiter und teilen mit, ob und ggf. welche weiteren Voraussetzungen (z.B. im Rahmen einer erforderlichen Genehmigung) zu erfüllen sind. Die Gebühren für eine einfache Gewerbeanmeldung in Hamburg betragen zur zeit beispielsweise 20 Euro.

Folgen

Wer ein Gewerbe ausübt, ohne dies angezeigt zu haben oder über eine entsprechende Erlaubnis oder Genehmigung zu verfügen, wird von den Behörden zunächst zur Anzeige aufgefordert werden, läuft aber auch Gefahr einer behördlichen Untersagung der Tätigkeitsausübung und Schließung seines Betriebs oder durch Bußgelder sanktioniert zu werden bzw. sich gar strafbar zu machen.

Wird ein Gewerbe ordnungsgemäß angezeigt bzw. die Genehmigung eingeholt, so folgt dadurch i.d.R. die Gewerbesteuerpflichtigkeit (s.o.) sowie die Pflichtmitgliedschaft in der jeweiligen Industrie- und Handelskammer (in Hamburg und Bremen: Bezeichnung „Handelskammer“). Existenzgründer sind i.d.R. zunächst beitragsbefreit. Für Freiberufler gibt es analog dazu i.d.R. eigene berufsständische Kammern.

Die Gewerbeanzeige ersetzt oder bewirkt jedoch nicht eine ggf. erforderliche Genehmigung und auch nicht die erforderliche Eintragung ins Handelsregister.

Was ist mit dem Handwerk?

Wer ein Handwerk ausübt, unterfällt dem besonderen Regime der Handwerksordnung, die spezielle Vorgaben für das Handwerk vorsieht. Zuständig ist hier die Handwerkskammer. Entscheidend im Handwerksrecht ist, ob der ausgeübte Beruf ein Handwerk darstellt oder wie ein Handwerk zu bewerten ist. Dies richtet sich nach besonderen Voraussetzungen und der konkreten Tätigkeit und ist anhand der Anlage A (Handwerke) und Anlage B (zulassungsfreie Handwerke und handwerksähnliche Tätigkeiten) zur Handwerksordnung zu bewerten. Liegt kein Handwerk vor, wird regelmäßig eine bloße Gewerbeausübung vorliegen, die sich dann nach der Gewerbeordnung oder ggf. anderen Spezialvorgaben richtet.

Was ist zu tun?

Im Zweifelsfalle – gerade wenn die Gewerbsmäßigkeit der Tätigkeit oder die Einordnung als Freier Beruf nicht eindeutig ist – sollte möglichst eine fachkundige Stelle konsultiert und um eine Einschätzung gebeten werden. Soweit es Berufsverbände für die geplante Tätigkeit gibt, können diese in der Regel Auskunft und eine verlässliche Bewertung abgeben. Grenzfälle bilden immer wieder „gemischte“ Tätigkeiten und Tätigkeiten in Grenzbereichen (z.B. bei beratenden Berufen oder solchen mit schöpferisch-künstlerischer Leistung). Hier kommt es oft auf den Schwerpunkt im Einzelfall an. Um Konflikte mit den Ordnungs- und Finanzbehörden und Haftungsrisiken zu vermeiden, sollte dies unbedingt im Vorfeld, also vor Beginn der eigentlichen Tätigkeit in Angriff genommen werden. Gegen die behördliche Einstufung als Gewerbe und ggf. die Aufforderung zur Gewerbeanzeige oder -genehmigung wie auch eine Untersagungs- oder Schließungsverfügung bestehen im Zweifel auch Rechtsmittel, über die die anordnende Behörde im jeweiligen Bescheid zu belehren hat.

Über den Autor

Dr. Timo HohmuthDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit  Dr. Timo Hohmuth von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Experte für Verwaltungsrecht, öffentliches Wirtschaftsrecht sowie Umwelt- und Technikrecht.

Rechtliche Fallstricke bei der Mitarbeitersuche

Bei der Personalsuche sind bestimmte gesetzliche Vorgaben zu beachten und einzuhalten, andernfalls kann schnell Ärger drohen und Kosten entstehen.

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Mitarbeiter-Gruppe

Zunächst sind bei der Stellenausschreibung die Vorgaben des AGG einzuhalten. Es gilt der Grundsatz, dass keine Bevölkerungsgruppe bei der Ausschreibung einer Stelle benachteiligt werden darf. Dem Arbeitgeber ist jegliche Benachteiligung von Stellenbewerber aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität verboten.

Verstößt eine Stellenanzeige gegen das im AGG formulierte Benachteiligungsverbot, können alle nicht berücksichtigten Bewerber Schadensersatz geltend machen. Aus diesem Grund ist eine benachteiligungsfreie und insbesondere geschlechtsneutrale Sprache im Text der Stellenausschreibung von besonderer Wichtigkeit.

Als geschlechtsneutrale Ausschreibung gelten solche Stellenangebote, die sich in ihrer gesamten Ausdrucksweise gleichermaßen an Frauen und an Männer richten. Daher sind entweder geschlechtsneutrale Oberbegriffe zu wählen („Bürokraft“) oder beide Geschlechter anzusprechen, z.B. mit dem Zusatz (m/w) oder es wird die maskuline Form gewählt und die feminine Form hinzugesetzt (gesucht wird Raumpfleger[in] oder RaumpflegerIn). Eine geschlechtsneutrale Überschrift der Stellenanzeige allein ist nicht ausreichend.

Eine Ausnahme von der geschlechtsneutralen Ausschreibung gilt, wenn ein bestimmtes Geschlecht unverzichtbare Voraussetzung für die auszuübende Tätigkeit ist (z.B. Theater sucht einen älteren männlichen Schauspieler für die Rollenbesetzung „älterer Mann“). Beispiele für benachteiligende Stellenausschreibungen: „deutscher Verkäufer“ „Außendienst-Verkäufer“, ein(e) „VerkäuferIn bis 35 Jahre“, „RentnerIn“ oder „junge(r) Verkäufer/Verkäuferin“.

Vorsicht ist auch bei Stellenausschreibungen geboten, welche die in § 1 AGG aufgeführten Merkmale nicht ausdrücklich bezeichnen, sondern nur umschreiben und so deutliche Hinweise auf die erwünschten Bewerber zulassen („für unser junges, dynamisches Team suchen wir“). Wird ein(e) „Berufsanfänger/in“ oder „Hochschulabsolvent/in“ gesucht, muss aus der Stellenanzeige deutlich werden, dass damit auch ältere Arbeitnehmer gemeint sind, die bereit sind, sich in einen neuen Beruf einzuarbeiten. Bei der Forderung nach „guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift“ kommt es darauf an, ob diese Kenntnisse für die auszuübende Tätigkeit von Bedeutung sind („deutsche(r) MuttersprachlerIn“ aber unzulässig). Es sollte auch nicht ausdrücklich ein Lichtbild in der Stellenausschreibung angefordert werden, da nach der Rechtsprechung das Aussehen des Bewerbers eigentlich nie relevant ist (Ausnahme: Models).

Nicht nur in der Stellenausschreibung, auch im Bewerbungsgespräch, sind Fragen zu in § 1 AGG aufgeführten Merkmalen unzulässig. Der Bewerber darf diese unzulässigen Fragen wahrheitswidrig beantworten.

Liegt eine Benachteiligung vor, können im Bewerbungsprozess abgelehnte Kandidaten innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der Absage Entschädigungs- und/oder Schadensersatzansprüche von bis zu drei Monatsgehältern bei allgemeiner Benachteiligung (d.h. auch wenn sie für die Stelle nicht geeignet gewesen wären) oder ohne Höchstgrenze bei spezieller Benachteiligung (also bei geeigneten Kandidaten) geltend machen.

Einen Anspruch auf Einstellung können abgelehnte Bewerber dagegen nicht durchsetzen. Für eine Klage muss der nicht berücksichtigte Bewerber zunächst ein Indiz für eine Benachteiligung nachweisen, so z.B. eine benachteiligend formulierte Stellenausschreibung. Aufgrund einer nach dem AGG geltenden Beweislastumkehr muss allerdings der Arbeitgeber vor Gericht den Nachweis erbringen, dass tatsächlich keine Benachteiligung nach dem AGG vorliegt. Daher sollte auch das Bewerbungsgespräch zu Beweiszwecken dokumentiert werden.

Es ist darauf hinzuweisen, dass es in der Vergangenheit Fälle gegeben hat, wo „Kandidaten“ offensichtlich nach benachteiligenden Stellenausschreibungen gesucht haben und sich wahrscheinlich nur wegen der Geltendmachung eines möglichen Schadensersatzanspruches beworben haben.

Die Absage einer Bewerbung sollte unter Haftungsgesichtspunkten kurz und neutral gehalten werden. Es kann im Allgemeinen auch ganz auf die Angabe von Gründen verzichtet werden (Ausnahme: behinderter Bewerber).

Initiativbewerbungen

Die Initiativbewerbung ist eine spontane Bewerbung, die unverlangt eingesandt wird. Enthält eine Initiativbewerbung Angaben zu Merkmalen, die nach § 1 AGG geschützt sind (Alter, Konfession, Familienstand usw.), indiziert dies keine Benachteiligung, wenn der Arbeitgeber den Bewerber nicht einstellt.

Anders zu beurteilen ist dies allerdings, wenn die Ablehnung der Bewerbung mit den verbotenen Merkmalen begründet wird („leider könnten wir Sie aufgrund Ihres Alters für die offene Stelle nicht berücksichtigen“).

Kosten für das Bewerbungsgespräch

Soweit es keine Absprachen oder Kommunikation mit dem potentiellen Arbeitnehmer über die Reisekosten gibt, gilt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Bewerber alle Aufwendungen zu erstatten, die diesem im Zusammenhang mit der Vorstellung entstanden sind und die er für erforderlich halten durfte. Üblicherweise sind dies die Fahrtkosten, aber u.U. auch Kosten für Verpflegung und Übernachtung. Ob Verdienstausfall und Taxikosten zu ersetzen sind, ist hingegen strittig. Voraussetzung für diesen Anspruch ist, dass der potentielle Arbeitgeber den Bewerber zur Vorstellung aufgefordert hat oder die Vorstellung mit Wissen und Wollen des Arbeitgebers geschieht.

Soweit z.B. Start-ups als potentieller Arbeitgeber die ggf. anfallenden Vorstellungskosten nicht übernehmen möchten/können, empfiehlt sich ein ausdrücklicher Ausschluss der Übernahme der Vorstellungskosten bzw. konkret anzugeben, welche Kosten/Verkehrsmittel bis zu welcher Höhe erstattet werden.

Um die Kosten des Vorstellungsgespräch nicht übernehmen zu müssen, empfiehlt sich z.B. folgender Wortlaut:

Vielen Dank für Ihre interessante Bewerbung vom …., welche uns überzeugt hat, dass Sie als potenzieller Kandidat für unser Unternehmen in Betracht kommen… Wir bitten allerdings um Verständnis, dass wir auf Grund der Vielzahl von Bewerbungen, die Ihnen im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch entstehenden Kosten nicht übernehmen können.

Datenschutz und Bewerbungsunterlagen

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Bewerbungsunterlagen sorgfältig aufzubewahren und sie unverzüglich wieder auszuhändigen, bzw. nach angemessener Frist zu vernichten, sobald feststeht, dass ein Arbeitsvertrag nicht zustande kommt. Im Fall eines Vertragsabschlusses hat er sie zurückzugeben, soweit sie für ihn nicht mehr von wesentlicher Bedeutung sind.

Der Arbeitgeber kann die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich nur dann aufbewahren, wenn er hieran ein berechtigtes Interesse hat. Ein solches ist noch nicht anzunehmen, wenn der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen bei einer späteren Bewerbung berücksichtigen will. Eine Speicherung oder Weitergabe an Dritte ist aber mit schriftlicher Einwilligung des Bewerbers möglich.

Andererseits kann ein Interesse an der Aufbewahrung zur Entgegnung auf etwaige Diskriminierungsvorwürfe auch ohne ausdrückliche Einwilligung bestehen. Im Schrifttum wird daher zu Recht empfohlen, die Bewerbungsunterlagen noch drei Monate nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens und erteilter Absage aufzuheben. Der Bewerber sollte auf diese Speicherung hingewiesen werden. Würde ein abgelehnter Bewerber das Unternehmen wegen eines Verstoßes gegen das AGG verklagen, müsste es sich ja verteidigen können. Daher ist zu empfehlen auch die Ablehnungsgründe zu dokumentieren.

Über den Autor

Jan SchnedlerDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jan Schnedler von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Spezialist für die Themen Technologietransfer, Wirtschaftsrecht, IP/Geistiges Eigentum und IT-Recht.

Quick Check – Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Ist mein Unternehmen verpflichtet einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen?

Es zeigt sich immer wieder in der täglichen Arbeit, dass bei Unternehmen hinsichtlich der Erforderlichkeit einer Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erhebliche Unsicherheiten bestehen. Anhand folgender Ausführungen sollten sie selbst einschätzen können, ob sie verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Wann ist die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten vorgeschrieben?

In § 4 f BDSG ist festgelegt, dass auch nicht-öffentliche Stellen (§ 2 Abs. 4 BDSG) verpflichtet sein können einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Nicht öffentliche Stellen sind:

  • juristische Personen z.B. GmbH, UG (haftungsbeschränkt) e.V., AG, Gewerkschaften, Parteien
  • Personengesellschaften z.B. GbR, oHG oder KG
  • Freiberufler z.B. Ärzte, Rechtsanwälte; inhabergeführte Einzelfirmen und nichtrechtsfähige Vereine.

Keine öffentlichen Stellen in diesem Sinne sind Filialen, Betriebe, Abteilungen oder Konzerne.

Ein Datenschutzbeauftragter ist für nicht-öffentliche Stellen in vier Fällen vorgeschrieben,

  • wenn Unternehmen personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung oder der anonymisierten Übermittlung erheben, verarbeiten oder nutzen und zwar unabhängig von der Anzahl der datenverarbeitenden Mitarbeiter (z.B. Auskunfteien, Adressverlage, Markt- und Meinungsforschungsinstitute), oder
  • ebenfalls unabhängig von der Anzahl der datenverarbeitenden Mitarbeiter, wenn automatisierte Datenverarbeitungen vorgenommen werden, die einer Vorabkontrolle unterliegen. Dies ist der Fall, wenn mit der Datenverarbeitung besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen verbunden sind, z.B. bei Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeiten, Videoüberwachung, Daten mit denen Persönlichkeitsbewertungen ermöglicht werden (z.B. in Assessment Centern), oder
  • abhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn mindestens 20 Personen des Unternehmens mit der nicht-automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten ständig beschäftigt sind (z.B. bei Nutzung eines Karteikastens mit Kundenkontakten), oder
  • abhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn mindestens 10 Personen ständig bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten mitwirken, z.B. indem computergestützte Datenbanken zum Einsatz kommen.

Unerheblich ist, ob es sich um interne (Personal-/Mitarbeiter-Daten) oder externe (Kunden, Interessenten, Geschäftspartner, Dritte) personenbezogene Daten handelt. Bezüglich der Mitarbeiteranzahl die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten mitwirken, zählen alle im Unternehmen tätigen „Personen“, also auch freie Mitarbeiter, Leihkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende, Praktikanten und Geschäftsführer.

Wie ist der Datenschutzbeauftragte zu bestellen?

Das Unternehmen muss innerhalb eines Monats nach Aufnahme der datenverarbeitenden Tätigkeit einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten schriftlich bestellen. Nach herrschender Meinung hat die für diese Aufgabe ausgewählte Person die Bestellungsurkunde mit zu unterschreiben. Der Datenschutzbeauftragte ist unmittelbar dem Inhaber, Geschäftsführer, Vorstand o.ä. unterstellt und muss die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit nachweisen. Nicht geeignet aufgrund ihrer Stellung sind

  • die Geschäftsleitung,
  • Familienangehörige des Arbeitgebers,
  • der Personalabteilungsleiter und
  • der Leiter der EDV-Abteilung.

Der Aufsichtsbehörde muss die Bestellung nicht mitgeteilt werden.

Folgen der Nichtbestellung oder Falschbestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten bei vorliegender gesetzlicher Verpflichtung

  • Bußgeld gegen Geschäftsleitung oder Unternehmen bis zu 50.000 Euro, in Einzelfällen sogar noch höher. Zunehmend wenden sich Konkurrenten, verärgerte Mitarbeiter oder Kunden an die Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
  • u.U. keine ISO-Zertifizierungen
  • Verlust von Kunden (Der Datenschutzbeauftragte muss häufig in Verträgen benannt werden)
  • Negative Presse-Berichterstattung/Verlust von Kundenvertrauen (eher bei größeren Unternehmen)

Zu beachten ist, dass auch bei der Falschbestellung, z.B. bei der nicht rechtzeitigen oder mündlichen Bestellung, der fehlenden Zuverlässigkeit, Eignung oder Fachkunde (s.o.), ggfs. die gleichen Rechtsfolgen drohen, wie bei der Nichtbestellung.

Wenn Sie der Meinung sind einen Datenschutzbeauftragten bestellen zu müssen, finden Sie weitere Informationen in der  Broschüre des Bundesdatenschutzbeauftragten.

Über den Autor

Jan SchnedlerDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jan Schnedler von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Spezialist für die Themen TechnologietransferWirtschaftsrechtIP/Geistiges Eigentum und IT-Recht.

Wiederkehrende Aufträge mit dem Skippr-Auftragsmodul verwalten

Wenn Sie regelmäßig die Rechnungen mit den gleichen Positionen schreiben, ist das Auftragsmodul Ihr neuer bester Freund. Mit Aufträgen und Leistungen definieren Sie Vorlagen für Rechnungen, die in bestimmten Abrechnungszyklen regelmäßig erstellt oder jeweils nach der Verrichtung bestimmter Aufgaben manuell erzeugt werden.

Einen neuen Auftrag können Sie aus der Einzelansicht eines Kunden über das Neu-Modul erstellen. Anschließend können Sie die Kopf- und Fußtexte für die aus dem Auftrag generierten Rechnungen festlegen und auswählen, ob Sie als Rechnungsadresse jeweils die Kundenadresse übernehmen oder eine andere Anschrift festlegen möchten:

Nun können Sie dem Auftrag Ihre Leistungen hinzufügen. Für Leistungen, die in festen Intervallen berechnet werden, z.B. eine monatlich Gebühr für das Hosting einer Homepage, wählen Sie einen Abrechnungszyklus. Für Leistungen, die jeweils nach einer Verrichtung ausgeführt werden, wählen Sie im Auswahlfeld des Abrechnungszyklus “je Ausführung” aus. Die Abrechnungszyklen können Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt im Einstellungen & Vorgaben – Bereich konfigurieren. Ihr neu angelegter Mandant enthält bereits Zyklen für monatliche, vierteljährlich und jährliche Abrechnungen.

In der Einzelansicht des Auftrags sehen Sie eine Auswahl der aktiven Leistungen. Über den Filter können Sie sich auch alle Leistungen, also auch Leistungen die in der Vergangenheit endeten oder erst in der Zukunft beginnen, anzeigen lassen.

Um Leistungen, die nach Verrichtung abgerechnet werden, zu erfassen, füllen Sie am Ende Tabelle ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum sowie die Anzahl der erfassten Leistungen aus und klicken Sie den Button “Markierte Leistung(en) verrichten”.

Die verrichteten Leistungen lassen sich dann, genau wie die regelmäßigen Leistungen, aus der Einzelansicht des Auftrags für einen einzelnen Auftrag oder aus der Vorfaktura für alle Aufträge erstellen. Einmal erfasste Verrichtungen sind im System gespeichert und Sie vergessen nie wieder, Ihre erbrachten Leistungen auch abzurechnen.

Angebotsschreiben erstellen

Im Skippr erstellen Sie Angebote mit einem Formular, das dem Rechnungsformular sehr ähnlich ist. Wie auch Rechnungen werden die fertiggestellten Dokumente als pdf-Dateien ausgegeben und können gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Um ein neues Angebot zu erstellen, wählen Sie im Neu-Modul den entsprechenden Eintrag aus. Wenn Sie sich nicht in einer Kundenakte befinden und das Angebot somit keinem Kunden direkt zugeordnet werden kann, können Sie einen Kunden über eine Autovervollständigungssuche auswählen:

Die Adresse des Kunden wird im neuen Angebot eingetragen, kann aber wie bei Rechnungen natürlich ebenfalls in jedem einzelnen Dokument verändert werden. Im Namensfeld können Sie beispielsweise den Namen des Einkäufers ergänzen, der das Angebot erhalten soll.

Zusätzlich werden die in Ihren Einstellungen konfigurierten Kopf- und Fußtexte eingefüllt, die ebenfalls individuell angepasst werden können, zum Beispiel mit einer persönlichen Begrüßung oder einem Verweis auf ein vorausgeganges Gespräch.

Fügen Sie Ihrem Angebot die gewünschten Angebotspositionen hinzu. Im Standard werden Angebotspositionen mit Freitext verwendet, über den entsprechenden Button können Sie aber auch einen vorher in der Artikelverwaltung eingepflegten Artikel verwenden. Auch hier hilft Ihnen wieder eine Autovervollständigungssuche beim schnellen Finden.

Wenn Sie alle benötigten Daten eingetragen haben, speichern Sie das Dokument. Anschließend können Sie es Fertigstellen & Drucken, so dass Sie das pdf-Dokument für Sie erstellt und in der Kundenakte hinterlegt wird.

Ein fertiggestelltes Angebot erhält den Status “Offen”. Wird ein Angebot durch den Kunden akzeptiert oder abgelehnt, können Sie den Status entsprechend ändern. Der Status des Angebots wird außerdem automatisch auf “Akzeptiert” gesetzt, wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln – dabei werden alle Angebotspositionen in Rechnungspositionen kopiert, die Sie dann bei Bedarf auch noch anpassen können.

Wünscht der Kunde eine Änderung des Angebots, z.B. die Ergänzung einer weiteren Position, so können Sie in der Einzelansicht des Angebots eine Änderung starten. Das Angebot wird kopiert und erhält dann beim Druck eine neue Nummer, so dass Ihre Historie bestehen bleibt und in der Kommunikation mit dem Kunden jede Nummer eindeutig einer bestimmten Angebotsversion zugeordnet werden kann.

Zusätzlich lassen sich Angebote kopieren. Während des Kopiervorgangs können Sie für das Angebot einen anderen Kunden auswählen. Haben Sie also Herrn Müller einen besonders schönen Carport angeboten, den sein Nachbar Herr Wiefelspütz jetzt auch haben möchte, können Sie ihm mit wenigen Klicks ein Angebot über die gleichen Leistungen unterbreiten. Klingt doch gut, oder?

Rechnungen schreiben mit Skippr

Neben der bereits beschriebenen Kundenverwaltung beinhaltet das Skippr-Basismodul auch die Rechnungsstellung. Rechnungen können auf verschiedene Arten erstellt werden:

  • “Einfach so”, ohne weitere Vorgaben
  • Aus einem Angebot
  • Aus einem Lieferschein
  • Aus einer wiederkehrenden Leistung aus einem Auftrag

In einem frischen Skippr-Mandanten stehen die benötigten Konfigurationsoptionen immer schon standardmäßig zur Verfügung, so dass man direkt loslegen kann und die Konfiguration nach und nach an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

Anfänglich werden Rechnungen mit Einheiten und Leistungsarten verwendet. Diese lassen sich in den Einstellungen verwalten und erweitern. Wenn Sie Einheiten oder Leistungsarten nicht verwenden möchten, können Sie diese in den Einstellungen deaktivieren.

An der selben Stelle können Sie auch festlegen, ob Sie pro Rechnung nur ein Lieferdatum verwenden möchten und nicht, wie es im Standard der Fall ist, einen Leistungszeitraum pro Rechnungsposition.

Leistungsarten werden in Skippr verwendet, um die Zuordnung von Mehrwertsteuersätzen und Buchhaltungskonten zu Rechnungspositionen zu vereinfachen und Auswertungen über die Art der generierten Umsätze zu erhalten. Jeder Leistungsart wird ein Fibu-Konto zugeordnet und am Fibu-Konto hängt die Information, welcher Steuersatz zu verwenden ist.

In der Rechnung muss dann nur noch die Leistungsart ausgewählt werden (z.B. “Lebensmittel” mit 7% Umsatzsteuer oder “Programmierung” mit 19% Umsatzsteuer), die Verknüpfungen im Hintergrund sorgen dann dafür, dass in der Rechnung die richtigen Mehrwertsteuersätze verwendet werden und beim Export für die Finanzbuchhaltung alles richtig zugeordnet ist. Merke: Man muss kein Steuerberater sein, um mit Skippr Rechnungen schreiben zu können.

Im Fuß der Rechnung können Sie eine Zahlungsbedingung auswählen, bei der Erstellung einer Rechnung wird immer die Standard-Zahlungsbedingung des betroffenen Kunden vorausgewählt. Natürlich lassen sich auch die Zahlungsbedingungen in den Einstellungen verwalten, mit Skonto und variablen Texten.