Kategorie-Archiv: Skippr

Wiederkehrende Aufträge mit dem Skippr-Auftragsmodul verwalten

Wenn Sie regelmäßig die Rechnungen mit den gleichen Positionen schreiben, ist das Auftragsmodul Ihr neuer bester Freund. Mit Aufträgen und Leistungen definieren Sie Vorlagen für Rechnungen, die in bestimmten Abrechnungszyklen regelmäßig erstellt oder jeweils nach der Verrichtung bestimmter Aufgaben manuell erzeugt werden.

Einen neuen Auftrag können Sie aus der Einzelansicht eines Kunden über das Neu-Modul erstellen. Anschließend können Sie die Kopf- und Fußtexte für die aus dem Auftrag generierten Rechnungen festlegen und auswählen, ob Sie als Rechnungsadresse jeweils die Kundenadresse übernehmen oder eine andere Anschrift festlegen möchten:

Nun können Sie dem Auftrag Ihre Leistungen hinzufügen. Für Leistungen, die in festen Intervallen berechnet werden, z.B. eine monatlich Gebühr für das Hosting einer Homepage, wählen Sie einen Abrechnungszyklus. Für Leistungen, die jeweils nach einer Verrichtung ausgeführt werden, wählen Sie im Auswahlfeld des Abrechnungszyklus “je Ausführung” aus. Die Abrechnungszyklen können Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt im Einstellungen & Vorgaben – Bereich konfigurieren. Ihr neu angelegter Mandant enthält bereits Zyklen für monatliche, vierteljährlich und jährliche Abrechnungen.

In der Einzelansicht des Auftrags sehen Sie eine Auswahl der aktiven Leistungen. Über den Filter können Sie sich auch alle Leistungen, also auch Leistungen die in der Vergangenheit endeten oder erst in der Zukunft beginnen, anzeigen lassen.

Um Leistungen, die nach Verrichtung abgerechnet werden, zu erfassen, füllen Sie am Ende Tabelle ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum sowie die Anzahl der erfassten Leistungen aus und klicken Sie den Button “Markierte Leistung(en) verrichten”.

Die verrichteten Leistungen lassen sich dann, genau wie die regelmäßigen Leistungen, aus der Einzelansicht des Auftrags für einen einzelnen Auftrag oder aus der Vorfaktura für alle Aufträge erstellen. Einmal erfasste Verrichtungen sind im System gespeichert und Sie vergessen nie wieder, Ihre erbrachten Leistungen auch abzurechnen.

Angebotsschreiben erstellen

Im Skippr erstellen Sie Angebote mit einem Formular, das dem Rechnungsformular sehr ähnlich ist. Wie auch Rechnungen werden die fertiggestellten Dokumente als pdf-Dateien ausgegeben und können gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Um ein neues Angebot zu erstellen, wählen Sie im Neu-Modul den entsprechenden Eintrag aus. Wenn Sie sich nicht in einer Kundenakte befinden und das Angebot somit keinem Kunden direkt zugeordnet werden kann, können Sie einen Kunden über eine Autovervollständigungssuche auswählen:

Die Adresse des Kunden wird im neuen Angebot eingetragen, kann aber wie bei Rechnungen natürlich ebenfalls in jedem einzelnen Dokument verändert werden. Im Namensfeld können Sie beispielsweise den Namen des Einkäufers ergänzen, der das Angebot erhalten soll.

Zusätzlich werden die in Ihren Einstellungen konfigurierten Kopf- und Fußtexte eingefüllt, die ebenfalls individuell angepasst werden können, zum Beispiel mit einer persönlichen Begrüßung oder einem Verweis auf ein vorausgeganges Gespräch.

Fügen Sie Ihrem Angebot die gewünschten Angebotspositionen hinzu. Im Standard werden Angebotspositionen mit Freitext verwendet, über den entsprechenden Button können Sie aber auch einen vorher in der Artikelverwaltung eingepflegten Artikel verwenden. Auch hier hilft Ihnen wieder eine Autovervollständigungssuche beim schnellen Finden.

Wenn Sie alle benötigten Daten eingetragen haben, speichern Sie das Dokument. Anschließend können Sie es Fertigstellen & Drucken, so dass Sie das pdf-Dokument für Sie erstellt und in der Kundenakte hinterlegt wird.

Ein fertiggestelltes Angebot erhält den Status “Offen”. Wird ein Angebot durch den Kunden akzeptiert oder abgelehnt, können Sie den Status entsprechend ändern. Der Status des Angebots wird außerdem automatisch auf “Akzeptiert” gesetzt, wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln – dabei werden alle Angebotspositionen in Rechnungspositionen kopiert, die Sie dann bei Bedarf auch noch anpassen können.

Wünscht der Kunde eine Änderung des Angebots, z.B. die Ergänzung einer weiteren Position, so können Sie in der Einzelansicht des Angebots eine Änderung starten. Das Angebot wird kopiert und erhält dann beim Druck eine neue Nummer, so dass Ihre Historie bestehen bleibt und in der Kommunikation mit dem Kunden jede Nummer eindeutig einer bestimmten Angebotsversion zugeordnet werden kann.

Zusätzlich lassen sich Angebote kopieren. Während des Kopiervorgangs können Sie für das Angebot einen anderen Kunden auswählen. Haben Sie also Herrn Müller einen besonders schönen Carport angeboten, den sein Nachbar Herr Wiefelspütz jetzt auch haben möchte, können Sie ihm mit wenigen Klicks ein Angebot über die gleichen Leistungen unterbreiten. Klingt doch gut, oder?

Rechnungen schreiben mit Skippr

Neben der bereits beschriebenen Kundenverwaltung beinhaltet das Skippr-Basismodul auch die Rechnungsstellung. Rechnungen können auf verschiedene Arten erstellt werden:

  • “Einfach so”, ohne weitere Vorgaben
  • Aus einem Angebot
  • Aus einem Lieferschein
  • Aus einer wiederkehrenden Leistung aus einem Auftrag

In einem frischen Skippr-Mandanten stehen die benötigten Konfigurationsoptionen immer schon standardmäßig zur Verfügung, so dass man direkt loslegen kann und die Konfiguration nach und nach an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

Anfänglich werden Rechnungen mit Einheiten und Leistungsarten verwendet. Diese lassen sich in den Einstellungen verwalten und erweitern. Wenn Sie Einheiten oder Leistungsarten nicht verwenden möchten, können Sie diese in den Einstellungen deaktivieren.

An der selben Stelle können Sie auch festlegen, ob Sie pro Rechnung nur ein Lieferdatum verwenden möchten und nicht, wie es im Standard der Fall ist, einen Leistungszeitraum pro Rechnungsposition.

Leistungsarten werden in Skippr verwendet, um die Zuordnung von Mehrwertsteuersätzen und Buchhaltungskonten zu Rechnungspositionen zu vereinfachen und Auswertungen über die Art der generierten Umsätze zu erhalten. Jeder Leistungsart wird ein Fibu-Konto zugeordnet und am Fibu-Konto hängt die Information, welcher Steuersatz zu verwenden ist.

In der Rechnung muss dann nur noch die Leistungsart ausgewählt werden (z.B. “Lebensmittel” mit 7% Umsatzsteuer oder “Programmierung” mit 19% Umsatzsteuer), die Verknüpfungen im Hintergrund sorgen dann dafür, dass in der Rechnung die richtigen Mehrwertsteuersätze verwendet werden und beim Export für die Finanzbuchhaltung alles richtig zugeordnet ist. Merke: Man muss kein Steuerberater sein, um mit Skippr Rechnungen schreiben zu können.

Im Fuß der Rechnung können Sie eine Zahlungsbedingung auswählen, bei der Erstellung einer Rechnung wird immer die Standard-Zahlungsbedingung des betroffenen Kunden vorausgewählt. Natürlich lassen sich auch die Zahlungsbedingungen in den Einstellungen verwalten, mit Skonto und variablen Texten.

Kundenverwaltung mit Skippr

Im Skippr dreht sich seit je her alles um die Kunden. Alle Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine werden jeweils einem Kunden zugeordnet und sind damit in seiner Kundenakte verfügbar.

Wir unterscheiden Kunden erstmal ganz grundsätzlich danach, ob sie bereits eine Kundennummer haben oder nicht. Kunden ohne Kundennummer sind sinnvoll, wenn es sich zum Beispiel um einen Interessenten handelt, der ein Angebot angefordert hat. Erst ab dem Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung erstellt wird, muss auch eine Kundennummer vergeben werden und der Status des Kunden verändert werden. So hat man für die Buchhaltung gleich eine fangfrische Debitorennummer zur Hand.

Um die Kunden in verschiedene Kategorien einteilen zu können, gibt es im Skippr zwei grundlegende Möglichkeiten. Zu den Zuständen mit Nummer / ohne Nummer lassen sich jeweils beliebige Kundenstatus anlegen. Dies ist eine eher klassische Variante der Kundenaufteilung, die es bereits seit den ersten Skippr-Tagen in 2007 gibt.

Seit sich “dieses Internet” mehr und mehr durchsetzt, sind Tags ein beliebtes Mittel, Dinge zu kategorisieren. Da es kein besonders doofes Konzept ist, gibt es Tagging auch für die Kunden im Skippr, so dass man sich seine Kunden in beliebigen Dimensionen mit beliebigen Attributen kennzeichnen kann.

In der Kundenliste lassen sich die Kunden zusätzlich noch nach dem Anfangsbuchstaben des Kurznamen filtern, man hat also ausreichend Möglichkeiten, seine Kunden zu unterteilen und wiederzufinden. Und zusätzlich gibt es ja noch das Suchfeld…

Neben der Überschrift, die angibt welcher Kundenstatus mit dem Filter rechts oben ausgewählt wurde (im Beispiel wurde die Auswahl nicht über den Status eingeschränkt) , gibt es einen Link für den CSV-Export, so dass man seine Kundenliste schnell in Excel übernehmen kann, um zum Beispiel einen Serienbrief zu erstellen.

In der Einzelansicht eines Kunden gibt es zuerst eine Kunden-spezifische Übersicht:

Auf einen Blick sieht man dort die zu erledigenden Aufgaben, eine Liste offener Posten und unbeantworteter Angebote sowie eine graphische Übersicht der Umsätze des Kunden (die letzten beiden Listen wurden in unserem Screenshot herausgeschnitten).

Die wichtigen Kundendaten werden in der rechten Spalte angezeigt, so dass man zum Beispiel die Kontaktdaten direkt sehen kann. Eine übersichtliche Übersicht also…

Aus der Kundenakte hat man jeweils direkt Zugriff auf die dem Kunden angehängten Datensätze. Je nach den gebuchten Skippr-Modulen passt sich das im oberen Bild zu sehende Untermenü an. Hinter dem Personen-Tab findet man eine Verwaltung für die Mitarbeiter / Kontakte des Unternehmen.

In der Einzelansicht eines Kunden hat man die Möglichkeit, neue Dokumente und Daten zu diesem Kunden mit wenigen Klicks anzulegen. Das Dropdown für die Anlage von neuen Datensätzen, das unter dem Suchfeld zu finden ist, ändert den Kontext und der neue Datensatz wird direkt dem aktuellen Kunden zugeordnet.

Das modulare Skippr-Preismodell

Die Preise waren bei uns schon immer ein heiß diskutiertes Thema. Generell ist die Preisgestaltung für SaaS-Produkte nicht ganz einfach. Wenn ich ein Haus baue, nehme ich meine Kosten für Material, Arbeitsstunden etc., addiere eine Marge oben drauf und bin fertig. Ein SaaS-Tool muss erstmal gebaut werden, dann werden Preise festgelegt und erst, wenn ausreichend Nutzer gewonnen werden, kann das Investierte wieder verdient werden.

Häufig wird zur Festlegung verschiedener Tarife die Anzahl von Datensätzen beschränkt. Oder es können bestimmte Funktionen nur mit Einschränkungen nur mit Einschränkungen genutzt werden. In der Regel handelt es sich aber um Preismodelle, bei dem jeder größere Account ein paar mehr Datensätze und ein bißchen weniger Einschränkungen bietet.

Der Vorteil dieser linearen Preismodelle liegt darin, dass der Benutzer meist auf einen Blick erkennen kann, was er für sein Geld bekommt. Der Nachteil ist, dass er auch Features bezahlen muss, die ihm überhaupt keinen Mehrwert bieten.

Eine andere Variante ist deshalb, Features einzeln zu verkaufen. Dabei droht aber die ganz große Verwirrung – 1 Benutzer 2 Euro, 100 Rechnungen 1,50 Euro, 50 Kunden 2,50 Euro. Der Nutzer kann nicht so richtig kalkulieren, welcher Preis ihn am Ende erwartet und hat unter Umständen die Befürchtung, dass es ihm zu teuer wird.

Wir hatten bisher ein lineares Preismodell, mit dem wir selber nie richtig warm geworden sind. Und wir haben lange hin- und herüberlegt, wie wir es besser machen können. Herausgekommen ist unser modulbasiertes Modell, bei dem es nur ein paar einzelne Module anstatt einer riesige Liste von buchbaren Optionen gibt. Einzelne Features wie Angebote oder Lieferscheine lassen sich einzeln buchen; unser Basismodell mit Kunden und Rechnungen ist die Grundlage für jeden Tarif. Und das gibt es ja schon zu einem absoluten Spottpreis…