Archiv für den Monat: Oktober 2014

Leitfaden für die Nutzung von Dienstwagen

Bei der Überlassung eines Firmenwagens gibt es häufig Streitigkeiten, z.B. wenn der Arbeitnehmer einen selbst verschuldeten Unfall verursacht oder das Arbeitsverhältnis gekündigt und der Firmenwagen vom Arbeitgeber herausverlangt wird.

Private Nutzung des Firmenwagens

Zunächst muss der Arbeitgeber entscheiden, ob und inwieweit er dem Arbeitnehmer gestatten will, den Firmenwagen auch privat zu nutzen, da dies weitreichende Folgen haben kann. Ein grundsätzlicher Anspruch des Arbeitnehmers auf einen Firmenwagen, einen bestimmten Wagentyp und eine bestimmte Nutzung besteht zunächst nicht, es sei denn, es wurde im Arbeitsvertrag entsprechend geregelt. Es kann sich im Einzelfall aber z.B. durch betriebliche Übung oder aus betrieblichen Vereinbarungen ein Anspruch auf einen Firmenwagen bzw, einen bestimmten Nutzungsumfang ergeben.

Unfälle

Im Falle eines Unfalls stellt sich zunächst einmal die Frage, wer den Unfall verursacht hat. Ist der Unfallgegner allein verantwortlich, muss dieser grundsätzlich bzw. seine Versicherung auch den gesamten Unfallschaden übernehmen. Wenn der Arbeitnehmer alleiniger Unfallverursacher ist, muss danach unterschieden werden, ob sich der Unfall auf einer privaten oder einer dienstlichen Fahrt zugetragen hat.

Soweit sich der Unfall während einer Privatfahrt ereignet hat, haftet der Arbeitnehmer grundsätzlich voll, so dass der Arbeitgeber Schadensersatz verlangen kann.

Bei Dienstfahrten wird vom Arbeitnehmer hingegen nur für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit im vollem Umfang gehaftet (z.B. wenn man betrunken einen Unfall verursacht). Bei leichter Fahrlässigkeit (z.B. Auffahrunfall wegen zu geringem Sicherheitsabstand) kommt zumindest eine anteilige Haftung des Arbeitnehmers in Betracht. Je größer das Verschulden ist, desto größer ist der Anteil am Schaden, den der Arbeitnehmer selbst zu tragen hat.

Allerdings muss der Arbeitnehmer bei einer Vollkaskoversicherung des Firmenwagens nur die Selbstbeteiligung übernehmen. Regelungen im Arbeitsvertrag, dass der Arbeitnehmer immer in Höhe der Selbstbeteiligung haftet sind aus Gründen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung nicht zulässig.

Rückgabe des Firmenwagens

Sofern der Firmenwagen ausdrücklich nur für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird, darf in der Regel der Firmenwagen im Rahmen des Direktionsrechts unter Berücksichtigung der geschuldeten Rücksichtnahme jederzeit entzogen werden.

Soweit im Arbeitsvertrag eine private Nutzung des Firmenwagens erlaubt ist, kann diese nicht einseitig widerrufen werden – wenn nicht der Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel (im Arbeitsvertrag zur Verdeutlichung dann möglichst drucktechnisch hervorgehoben) enthält. Fehlt diese Klausel, kann der Firmenwagen nur mithilfe einer Änderungsvereinbarung oder Änderungskündigung wieder aus der „Privatnutzung“ herausgenommen werden.

Bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses kann der Firmenwagen spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückverlangt werden. Daran ändert auch grundsätzlich die Einreichung einer Kündigungsschutzklage des Arbeitnehmers nichts. Zu beachten ist auch, dass die Weigerung der Herausgabe des Firmenwagens – auch bei angegriffener Kündigung – den Arbeitgeber ggf. zur außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses berechtigen kann.

Problematisch sind die Fälle der Freistellung. Soweit der Arbeitnehmer im Rahmen einer Kündigung bzw. eines Aufhebungsvertrags von der Arbeit freigestellt wird, muss dem Arbeitnehmer während der Freistellungsphase grundsätzlich auch der Firmenwagen zur Privatnutzung überlassen werden, wenn die Privatnutzung laut Firmenwagenüberlassungsvereinbarung erlaubt ist.

Wenn der Arbeitnehmer noch Gehalt oder andere offene Forderungen zustehen, kann er aber unter Umständen aufgrund eines Zurückbehaltungsrechts zunächst den Firmenwagen behalten.

Grundsätzlich gilt bei Krankheit (in der Regel während der Entgeltfortzahlungspflicht von sechs Wochen), im Mutterschutz und während des Urlaubes (allerdings nicht im unbezahlten Urlaub, z.B. im Rahmen eines sog. „Sabbaticals“), dass der Firmenwagen vom Arbeitnehmer weiter genutzt werden darf. In der Elternzeit ist dies nicht der Fall, wenn der Arbeitnehmer nicht in Teilzeit weiterarbeitet. Dann kann der Firmenwagen vom Arbeitgeber herausverlangt werden. Außerdem kann der Arbeitgeber grundsätzlich immer dann den Firmenwagen herausverlangen, wenn er kein Gehalt mehr an den Arbeitnehmer zahlen muss. In einem solchen Fall kann er den Firmenwagen auch dann herausverlangen, wenn kein oder ein rechtsunwirksamer Widerrufsvorbehalt vereinbart worden ist.

Bei der Widerrufsklausel der Privatnutzung im Arbeitsvertrag ist darauf zu achten, dass der vereinbarte Widerruf der privaten Nutzung nur mit einem sachlichen Grund erfolgt ( „aus wirtschaftlichen Gründen” ist nicht ausreichend) und dies dem Arbeitnehmer auch zumutbar ist. Am besten sollten die sachlichen Gründe ausdrücklich aufgeführt werden (durch Bezugnahme auf ganz konkrete Ereignisse/Unterschreiten gewisser Kennziffern, z.B. Entzug der Fahrerlaubnis), da die Widerrufsklausel ansonsten unwirksam sein kann. Die Frage, ob im Widerrufsvorbehalt eine Ankündigungsfrist enthalten sein muss (möglichst mindestens vier Wochen), wird unterschiedlich von den Gerichten beurteilt, so dass es ratsam erscheint, auch eine Ankündigungsfrist in die Widerrufsklausel aufzunehmen.

Wenn der Firmenwagen unberechtigterweise entzogen wird, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in Geld entschädigen, da der Firmenwagen ein Vergütungsbestandteil ist. Diese Pflicht erstreckt sich auf den Zeitraum, in dem der Firmenwagen nicht privat vom Arbeitnehmer genutzt werden konnte. Die Berechnung der Nutzungsausfallentschädigung richtet sich dabei grundsätzlich nach der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit mit monatlich 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung.

Soweit der Firmenwagen wegen eines Unfallschadens für längere Zeit nicht genutzt werden kann, muss vom Arbeitgeber ein Ersatzfahrzeug gestellt werden – anderenfalls besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers auf finanziellen Ausgleich. Das gilt allerdings nicht für Inspektionen oder Kleinreparaturen.

Wichtige Punkte im Arbeitsvertrag oder der Firmenwagenvereinbarung, die nicht vergessen werden sollten:

  • Sind private Auslandsfahrten erlaubt? Falls sie erlaubt sind, was ist mit Kraftstoffkosten etc. bei privaten Auslandsfahrten?
  • Wer trägt die Kosten für Kraftstoff-/, Verbrauchsmittelkosten und Maut-/Parkgebühren bei privaten Fahrten?
  • Ist die Nutzung durch Familienangehörige erlaubt?
  • Verpflichtung zu Fahrtenbuchführung?
  • Aufwendungen aus Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgeldern trägt der Arbeitnehmer?
  • Sollen für Zwecke einer etwa bestehenden betrieblichen Altersversorgung der in der privaten Nutzungsmöglichkeit des Firmenwagens liegende geldwerte Vorteil unberücksichtigt bleiben?
  • Welcher Fahrzeugtyp, welches Fabrikat soll vereinbart werden? Bestimmte Ausstattung etc.?
  • Soll ein monatliches Limit der Kilometerleistung vereinbart werden (wichtig bei Leasingfahrzeugen)?
  • Wer ist verpflichtet die üblichen Kontrollen von Ölstand, Kühlwasser etc. vorzunehmen und auf die Einhaltung der Serviceintervalle zu achten?

Alte Arbeitsverträge hinsichtlich der Firmenwagenüberlassung überprüfen!

Da sich in den letzten Jahren viel vor den Arbeitsgerichten im Hinblick auf Firmenwagenüberlassungsverträge oder Firmenwagenklauseln getan hat, ist es aus rechtlicher Sicht ratsam einmal in die Arbeitsvertragsmuster zu schauen, ob noch alle Klauseln der aktuellen Rechtslage entsprechen und diese abzugleichen bzw. auf den aktuellen Stand zu bringen, um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden.

Über den Autor

Jan SchnedlerDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jan Schnedler von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Spezialist für die Themen Technologietransfer, Wirtschaftsrecht, IP/Geistiges Eigentum und IT-Recht.

 

Pflichten des Geschäftsführers in der Krise der GmbH

Bei vielen Start-ups treten nach den ersten Finanzierungsrunden Liquiditätsengpässe auf. Dabei kann schon die Suche nach finanziellen Mitteln den Geschäftsführer vom Tagesgeschäft abhalten. Was viele Geschäftsführer von Start-ups nicht wissen, ist, dass auch in Krisensituationen an sie besondere Anforderungen gestellt werden, die mit teils erheblichen persönlichen Haftungsrisiken (Privatvermögen!) verbunden sind und teilweise auch zu einer Strafbarkeit des Geschäftsführers führen können. Daher sollte man als Geschäftsführer einer GmbH von diesen Anforderungen zumindest schon einmal gehört haben und sich diesbezüglich sensibilisieren. Vielleicht sollte auch überlegt werden eine D & O-Versicherung für den Geschäftsführer abzuschließen.

Die folgenden Ausführungen können dabei nur einen ersten Überblick darstellen und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Sie können eine individuelle rechtliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Eine „Krise“ der GmbH in diesem Sinne liegt vor, wenn diese insolvent wird, das heißt wenn die Schulden der GmbH deren Vermögen übersteigen (Überschuldung) und/oder wenn die GmbH die fälligen Verpflichtungen nicht mehr erfüllen kann (Zahlungsunfähigkeit).
In der „Krise“ der GmbH treffen die Geschäftsführer sowohl gegenüber der Gesellschaft, den Gesellschaftern und unter Umständen auch gegenüber den Gläubigern der GmbH besondere Handlungspflichten. Diese besonderen Handlungspflichten lassen sich grob in vier Teilbereiche untergliedern:

  • Gesteigerte Informationspflicht
  • Sanierungs- und Überwachungspflicht
  • Gesteigerte Vermögensschutzpflicht
  • Insolvenzantragspflicht

a) Informationspflichten
Der Geschäftsführer muss nicht erst in „Krise“, sondern schon, wenn das halbe Stammkapital verbraucht ist, unverzüglich die Gesellschafter der GmbH informieren (sog. „Verlustanzeige“) und eine Gesellschafter-Versammlung einberufen. Der Geschäftsführer hat auch Vorschläge zu machen, wie die Krisensituation gelöst werden kann (z.B. durch Kapitalerhöhungen; durch einen Forderungsverzicht seitens der Gesellschafter oder durch ein Gesellschafterdarlehen mit qualifizierten Rangrücktrittserklärungen). Diese Pflicht besteht allerdings nicht bei einer Ein-Personen-GmbH oder wenn alle Gesellschafter zugleich Geschäftsführer sind. Eine schuldhafte Verletzung der Einberufungspflicht führt zur persönlichen Schadensersatzpflicht des Geschäftsführers und ist zudem nach § 84 Abs. 1 GmbHG strafbar.

b) Auszahlungsverbot an Gesellschafter
Der Geschäftsführer hat vor Auszahlungen an einen Gesellschafter oder einen gleichgestellten Dritten zu prüfen, ob die Zahlung zur Zahlungsunfähigkeit der GmbH führen würde. Ist dies der Fall ist die Auszahlung strikt verboten und das unabhängig davon, ob eine Weisung der Gesellschafterversammlung diesbezüglich vorliegt. Verstößt der Geschäftsführer gegen das Auszahlungsverbot schuldet er der GmbH den Ersatz der Zahlung.

Verboten sind dabei nicht nur solche Zahlungen, die sofort und kausal zur Zahlungsunfähigkeit führen, sondern auch Zahlungen, bei denen ein objektiver Betrachter zu dem Ergebnis kommen musste, dass zu einem späteren Zeitpunkt der Eintritt der Zahlungsunfähigkeit überwiegend wahrscheinlich ist (Solvenztest). Nur dann, wenn die Zahlungsfähigkeit der GmbH auch nach Auszahlung bis zum Ablauf des nächsten Geschäftsjahres nicht gefährdet wird, kann er diese, ohne sich eines Haftungsrisikos gemäß § 64 Satz 2 GmbHG auszusetzen, zulassen.

c) Krisenreaktions- bzw. Sanierungspflicht
In der „Krise“ der GmbH ist der Geschäftsführer – im Rahmen des von der Gesellschafterversammlung eingeräumten Handlungsspielraumes verpflichtet sich bis zum Vorliegen einer Insolvenzantragspflicht um die Abwehr der Krise zu kümmern und aktiv mit Priorität vor anderen Aufgaben gegenzusteuern. Dabei sollte auf jeden Fall vermieden werden zu lange zu zögern, da der Handlungsspielraum des Geschäftsführers immer weiter eingeschränkt wird bzw. das weitere Vorgehen immer mehr fremdgestimmt wird.

d) Stundung der Geschäftsführervergütung
In der „Krise“ kann sich aufgrund der Treuepflicht eine Verpflichtung des Geschäftsführers ergeben, einer Stundung oder Herabsetzung der Geschäftsführerbezüge zuzustimmen. Ein Verzicht auf die Bezüge sollte jedoch aus steuerlichen Gründen nicht erklärt werden, da das Finanzamt u.U. dann eine mangelnde Ernsthaftigkeit bei der Durchführung der Gehaltsvereinbarung unterstellt, so dass lediglich eine Stundung, bis sich die Liquidität der Gesellschaft bessert, zu empfehlen ist.

e) Abzugssteuer
Die Abzugssteuern (insbesondere Kapitalertrags- und Lohnsteuer) müssen bei Zahlungsschwierigkeiten unbedingt vorrangig vor allen Verbindlichkeiten der Gesellschaft bezahlt werden, da der Geschäftsführers ansonsten persönlich für diese Beträge haftet. Die übrigen Steuerschulden (z.B. Umsatzsteuer) müssen nur im gleichen Verhältnis getilgt werden wie die Verbindlichkeiten gegenüber anderen Gläubigern.
Reichen die Mittel zur Befriedigung aller Gläubiger und zur Zahlung der vollen Löhne, einschließlich des Steueranteils, nicht aus, dürfen Löhne nur gekürzt als Vorschuss oder als Teilbetrag ausgezahlt werden. Aus den dann übrig bleibenden Mitteln muss die entsprechende Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Auf keinen Fall darf die volle Lohnhöhe an die Arbeitnehmer ausbezahlt werden, wenn die auf ihr lastenden Steuern zum Fälligkeitszeitpunkt nicht mehr beglichen werden können.
Zu beachten ist auch, dass eine Steuerhinterziehung vorliegen kann, wenn fällige Steuererklärungen nicht abgegeben werden (z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen). Daher sollte eine Steuererklärung auch abgegeben werden, wenn die berechnete Umsatzsteuer nicht oder nicht vollständig bezahlt werden kann.

f) Sozialversicherungsbeiträge
Der Geschäftsführer kann auch persönlich für Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung haften und ggfs. verpflichtet sein Schadensersatz zu zahlen, wenn er dieses nicht fristgerecht zahlt. Des Weiteren macht der Geschäftsführer sich durch die Nichtabführung von den Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung gemäß § 266 a StGB strafbar. Abzuführen sind vorrangig allerdings nur die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Zahlt der Geschäftsführer bei Zahlungsschwierigkeiten auch die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, kann er wiederum der GmbH gemäß § 63 Abs. 3 GmbHG schadensersatzpflichtig sein, da er in diesem Falle die Sozialversicherungsträger zu Unrecht den anderen Gläubiger gegenüber bevorzugt.

Wenn die Liquidität nicht ausreicht, die vollen Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen, sollte die Krankenkasse angewiesen werden, die Zahlungen vorrangig auf die Arbeitnehmeranteile zu verbuchen, da nur für Arbeitnehmeranteile persönlich vom Geschäftsführer gehaftet wird. Dies kann durch eine ausdrückliche Tilgungsbestimmung auf dem Scheck oder dem Überweisungsträger sichergestellt werden.

g) Massesicherungspflicht
Der Geschäftsführer haftet grundsätzlich auch für die nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft oder nach Feststellung ihrer Überschuldung geleisteten Zahlungen persönlich.

Dabei ist darauf zu achten, dass nicht nur aktive Zahlungen hierrunter fallen, sondern z.B. der Tatbestand auch erfüllt ist, wenn der Geschäftsführer bei Insolvenzreife Einzahlungen Dritter auf ein im Soll (Minus) befindliches Bankkonto der GmbH zulässt. Grund hierfür ist, dass er ansonsten zu einer bevorzugten Befriedigung eines Gläubigers, nämlich der Bank, beitragen würde, was mit der Pflicht zur Massesicherung nicht in Einklang stünde. Befindet sich das Bankkonto der GmbH im Minus, so muss der Geschäftsführer daher zur Haftungsvermeidung bei Insolvenzreife ein Bankkonto bei einer anderen Bank mit positiven Saldo eröffnen und dieses Bankkonto den Schuldnern so schnell wie möglich mitteilen und Zahlungen nur noch auf dieses zulassen.

Die Pflicht zur Nichtvornahme von Zahlungen gilt aber nur insoweit, als durch diese Zahlung die Verteilungsmasse geschmälert würde. Gelangt dagegen eine wertmäßig gleiche Gegenleistung in das Vermögen der GmbH, liegt normalerweise kein Verstoß des Geschäftsführers vor.

Der Geschäftsführer darf auch solche Leistungen aus dem Vermögen der Gesellschaft erbringen, die erforderlich sind,

  • um einen sofortigen Zusammenbruch der Gesellschaft zu verhindern und hierdurch aussichtsreiche Sanierungsmaßnahmen zu ermöglichen sowie
  • um größere Schäden z.B. durch eine sofortige Betriebsstilllegung zu verhindern.

h) Insolvenzantragspflicht
Einer der häufigsten Gründe für die persönliche Haftung des GmbH-Geschäftsführers ist die Insolvenzverschleppung, also die verspätete Stellung des Insolvenzantrags.

Der Geschäftsführer hat spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft zwingend die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zu beantragen. Ein Verstoß gegen diese Pflicht ist nach § 84 Abs. 1 Nr. 1 Abs. 2 GmbHG strafbar.
Je kleiner die Liquiditätslücke ist, desto begründeter ist die Erwartung, dass es dem Schuldner gelingen wird, das Defizit in absehbarer Zeit zu beseitigen.

Beträgt eine innerhalb von drei Wochen nicht zu beseitigende Liquiditätslücke weniger als 10% der fälligen Gesamtverbindlichkeiten, darf der Geschäftsführer regelmäßig noch von Zahlungsfähigkeit auszugehen, soweit nicht absehrbar ist, dass die Lücke in naher Zuklunft über 10% liegt. Eine Liquiditätslücke von 10% oder mehr führt regelmäßig zur Annahme der Zahlungsunfähigkeit, es sei denn es ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit zu erwarten, dass die Liquiditätslücke demnächst vollständig oder nahezu vollständig beseitigt werden wird und den Gläubigern ein Zuwarten nach den besonderen Umständen des Einzelfalls zugemutet werden kann. Diese besonderen Umstände müssen vom Geschäftsführer konkret dokumentiert werden.

Die Überschuldung wird bestimmt, indem das Vermögen der GmbH nach Liquidationswerten und unter Berücksichtigung der möglicherweise bestehenden stillen Reserven den Verbindlichkeiten der GmbH gegenüber gestellt wird. Reicht das Vermögen zur Deckung der Verbindlichkeiten nicht mehr aus, liegt eine Überschuldung vor, es sei denn, für die Gesellschaft kann eine positive Fortführungsprognose erstellt werden.

Die Fortführungsprognose einer GmbH ist positiv, wenn ihre Finanzkraft mit überwiegender Wahrscheinlichkeit mittelfristig, d. h. mindestens innerhalb eines Jahres zur Fortführung ihres Unternehmens ausreicht. Die der Fortführungsprognose zu Grunde gelegten Plandaten haben die Geschäftsführer auf Basis eines schlüssigen unternehmerischen Konzepts zu ermitteln.

Ganz wichtig zu berücksichtigen ist, dass die bekannte Drei-Wochen-Frist eine Höchstfrist ist, die nur ausgenutzt werden kann, solange mit einer erfolgreichen Sanierung innerhalb der Frist zu rechnen ist. Scheitern Sanierungsgespräche, ist der Insolvenzantrag unverzüglich zu stellen; die Frist darf dann nicht ausgereizt werden.

Wenn sich der Geschäftsführer nicht sicher ist, ob der Tatbestand der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung vorliegt, sollte die Beratung eines spezialisierten Rechtsanwalts oder eines Steuerberaters zum Bestehen einer Insolvenzantragspflicht eingeholt werden. Vorteil ist nämlich, soweit der Berater von den Geschäftsführern ordnungsgemäß und vollständig informiert wird und dessen Antworten von den Geschäftsführern auf ihre Plausibilität überprüft werden, keine Verletzung der Insolvenzantragspflicht vorliegt, jedenfalls keine schuldhafte, wenn auf Anraten des Beraters kein Insolvenzantrag gestellt wird.

i) „Amtsniederlegung“
Der Geschäftsführer kann zwar grundsätzlich jederzeit sein „Amt“ niederlegen (u.U. verletzt er dann aber seinen Anstellungsvertrag). Er darf sein Amt allerdings grundsätzlich nicht in der „Krise“ und Insolvenz, also zur Unzeit beenden. Um den Pflichten des Geschäftsführers in „Krise“ und Insolvenz und damit den Haftungsgefahren zu entgehen, hilft daher grundsätzlich lediglich die Amtsniederlegung vor Eintritt der Insolvenzreife.

Stand Januar 2014

Über den Autor

Jan SchnedlerDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jan Schnedler von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Spezialist für die Themen Technologietransfer, Wirtschaftsrecht, IP/Geistiges Eigentum und IT-Recht.