Welche Pflichtangaben gehören in Geschäftsbriefe?

Zunächst ist wichtig zu klären, was unter rechtlichen Gesichtspunkten als „Geschäftsbrief“ zu verstehen ist. Vom Grundsatz her ist unter einem Geschäftsbrief jede schriftliche Mitteilung aus dem geschäftlichen Bereich des Unternehmers oder Unternehmens an einen bestimmten Dritten zu verstehen. Der Begriff ist weit aufzufassen, mit anderen Worten ist fast alles an Schriftverkehr als ein Geschäftsbrief zu qualifizieren.

Als Geschäftsbrief gelten daher in der Regel der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet ist (z.B. alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform, auf Papier oder auf dem Bildschirm verkörpert, ankommen; d.h. alle Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Preislisten, Geschäftsrundschreiben, Bestellscheine sowie Quittungen).

Kein Geschäftsbrief sind jedenfalls aber interne Mitteilungen innerhalb desselben Unternehmens, z.B. bei Korrespondenz zwischen Zweigstellen, Abteilungen, Filialen, Niederlassungen und der Schriftverkehr zwischen Geschäftsführung und Gesellschaftern.

Der Empfänger muss individualisiert sein. Er muss namentlich genannt sein, was auf einzelne Schreiben, aber auch auf Rundschreiben zutrifft. Postwurfsendungen an unbestimmte Adressaten (alle Haushalte in Hamburg) und Zeitungsinserate fallen daher – da die explizite Angabe eines Dritten als Adressat fehlt – nicht hierunter.

Die formalen Anforderungen an Geschäftsbriefe sind gering, weshalb auch Telefaxschreiben oder E-Mails mit Geschäftsbezug als Geschäftsbrief einzuordnen sind.

Es gibt allerdings auch Ausnahmen. Im Rahmen bestehender Geschäftsverbindungen kann auf die erforderlichen Angaben verzichtet werden, sofern üblicherweise vorgedruckte Formulare, wie bspw. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen verwendet werden. Die Gebräuchlichkeit ist anhand der jeweiligen Branche zu bestimmen.

Bei der Rechnung gibt es als spezielle Form des Geschäftsbriefes zusätzliche Anforderungen.

Welche Angaben müssen bei welchen Gesellschaften auf den Geschäftsbriefen aufgeführt sein?

Die Anforderungen an die vorgeschriebenen Angaben in Geschäftsbriefen unterscheiden sich je nach Gesellschaftsform.

Nicht-Kaufmann / BGB-Gesellschaft

Für Unternehmen die nicht im Handelsregister eingetragen sind (z.B. die Gesellschaft bürgerlichen Rechts), gelten die gesetzlichen Vorschriften zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen grundsätzlich nicht.

Allerdings müssen auf allen Geschäftsbriefen die ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen der Gesellschafter sowie ihre ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Der Zusatz „Gesellschaft des bürgerlichen Rechts“ oder die Abkürzung „GbR“ ist zwar nicht vorgeschrieben, ist aber aus Gründen der Klarheit zu empfehlen. Zusätze wie die Bezeichnung eines Geschäftslokals (wie z.B. „Blauer Peter“), ein Hinweis auf die Tätigkeit oder eine Branchen- oder Unternehmensbezeichnung sind zusätzlich erlaubt. Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht irreführend sein und den Eindruck erwecken, es handele sich um ein ins Handelsregister eingetragenes Unternehmen. Firmenrechtliche Zusätze wie zum Beispiel „& Co.“ sind daher unzulässig.

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen oder eingetragene Kaufleute

Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen oder eingetragene Kaufleute gibt es besondere gesetzliche Vorschriften für die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen dienen dazu den Geschäftspartnern zu ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens, mit dem sie im geschäftlichen Kontakt kommen, zu informieren. Für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen gelten folgende Pflichtangaben:

Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;

die jeweilige Bezeichnung der Rechtsform (ausgeschrieben oder mit einer gebräuchlichen Abkürzung e.Kfm, e.Kfr, OHG/oHG, KG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt) – dieser in Klammern gesetzte Zusatz „haftungsbeschränkt“darf bei der UG nicht fehlen -, AG);

der Ort seiner Handelsniederlassung; gemeint ist Satzungssitz nicht der Verwaltungssitz; bei deutscher Gesellschaft genügt Niederlassung, von welcher der Brief stammt, nicht.

Registergericht und Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist; dabei genügt die abgekürzte Form (z.B. „AG X HRB 5“).

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)

Zusätzlich bedarf es bei der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) folgende Pflichtangaben:

alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird (was jedoch keine Pflichtangabe darstellt), muss das Stammkapital auch der Höhe nach und bei ausstehenden Einlagen, die Höhe der insgesamt ausstehenden Beträge, angegeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation (d.h in der Abwicklung/Auflösung), müssen anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen genannt werden und es muss der Zusatz „in Liquidation“ aufgenommen werden. Wird die Gesellschaft insolvent, ist neben (im Amt bleibenden) Geschäftsführern (oder Liquidatoren) zusätzlich der Insolvenzverwalter zu nennen.

GmbH & Co. KG und AG & Co. KG etc.

Auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH (oder UG haftungsbeschränkt) oder eine Aktiengesellschaft, müssen zusätzlich die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsformzusatz, der Sitz, das Registergericht des Sitzes und der Registernummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen bezeichnet werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Die Aktiengesellschaft muss auf ihren Geschäftsbriefen folgende zusätzliche Angaben machen:

alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;

falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.

Angaben über das Kapital der Gesellschaft gehören auch hier nicht zu den Pflichtangaben. Sollen diese Angaben allerdings auf den Geschäftsbriefen aufgeführt sein, so muss auch hier das Grundkapital, sowie der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

Gestaltung der Geschäftsbriefe

Da es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, wo genau die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen aufzuführen sind, ist man in der grafischen Gestaltung der Geschäftsbriefe frei. Üblicherweise werden die Pflichtangaben zwar in der Fußzeile oder im Briefkopf aufgeführt, zwingend ist dies jedoch nicht. Die Angaben müssen aber deutlich erkennbar und lesbar sein. Empfehlenswert ist es nicht nur die Pflichtangaben, sondern auch folgende Angaben auf dem Geschäftsbrief aufzuführen: genaue Anschrift, E-Mail- und Internet-Adressen, die Telefon- und Faxnummern, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Bankverbindung (mit Bankleitzahl, IBAN und BIC). Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Rechnungen und Buchungsbelege müssen zehn Jahre verwahrt werden.

Rechtsfolge eines Verstoßes

Wenn die gesetzlichen Vorschriften zu den Pflichtangaben nicht befolgt werden, kann das Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu € 5.000,00 verhängen.

Außerdem können im Schadensfalle Schadensersatzansprüche gegen die Gesellschaft bestehen. Wenn fehlerhafte Informationen unschwer erkennbar sind, scheiden deratige Ansprüche jedoch aus; z.B. sind Fehler in Firmenbezeichnung nicht haftungsbegründend, wenn z.B. GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) durch die Registergerichtnummer hinreichend identifizierbar ist.

Abmahnungen nach dem Wettbewerbsrecht sind nur bei gezielter Irreführung oder Verdeckung der Identität möglich.

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