Archiv für den Monat: Oktober 2013

Welche Pflichtangaben gehören in Geschäftsbriefe?

Zunächst ist wichtig zu klären, was unter rechtlichen Gesichtspunkten als „Geschäftsbrief“ zu verstehen ist. Vom Grundsatz her ist unter einem Geschäftsbrief jede schriftliche Mitteilung aus dem geschäftlichen Bereich des Unternehmers oder Unternehmens an einen bestimmten Dritten zu verstehen. Der Begriff ist weit aufzufassen, mit anderen Worten ist fast alles an Schriftverkehr als ein Geschäftsbrief zu qualifizieren.

Als Geschäftsbrief gelten daher in der Regel der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet ist (z.B. alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform, auf Papier oder auf dem Bildschirm verkörpert, ankommen; d.h. alle Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Preislisten, Geschäftsrundschreiben, Bestellscheine sowie Quittungen).

Kein Geschäftsbrief sind jedenfalls aber interne Mitteilungen innerhalb desselben Unternehmens, z.B. bei Korrespondenz zwischen Zweigstellen, Abteilungen, Filialen, Niederlassungen und der Schriftverkehr zwischen Geschäftsführung und Gesellschaftern.

Der Empfänger muss individualisiert sein. Er muss namentlich genannt sein, was auf einzelne Schreiben, aber auch auf Rundschreiben zutrifft. Postwurfsendungen an unbestimmte Adressaten (alle Haushalte in Hamburg) und Zeitungsinserate fallen daher – da die explizite Angabe eines Dritten als Adressat fehlt – nicht hierunter.

Die formalen Anforderungen an Geschäftsbriefe sind gering, weshalb auch Telefaxschreiben oder E-Mails mit Geschäftsbezug als Geschäftsbrief einzuordnen sind.

Es gibt allerdings auch Ausnahmen. Im Rahmen bestehender Geschäftsverbindungen kann auf die erforderlichen Angaben verzichtet werden, sofern üblicherweise vorgedruckte Formulare, wie bspw. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen verwendet werden. Die Gebräuchlichkeit ist anhand der jeweiligen Branche zu bestimmen.

Bei der Rechnung gibt es als spezielle Form des Geschäftsbriefes zusätzliche Anforderungen.

Welche Angaben müssen bei welchen Gesellschaften auf den Geschäftsbriefen aufgeführt sein?

Die Anforderungen an die vorgeschriebenen Angaben in Geschäftsbriefen unterscheiden sich je nach Gesellschaftsform.

Nicht-Kaufmann / BGB-Gesellschaft

Für Unternehmen die nicht im Handelsregister eingetragen sind (z.B. die Gesellschaft bürgerlichen Rechts), gelten die gesetzlichen Vorschriften zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen grundsätzlich nicht.

Allerdings müssen auf allen Geschäftsbriefen die ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen der Gesellschafter sowie ihre ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Der Zusatz „Gesellschaft des bürgerlichen Rechts“ oder die Abkürzung „GbR“ ist zwar nicht vorgeschrieben, ist aber aus Gründen der Klarheit zu empfehlen. Zusätze wie die Bezeichnung eines Geschäftslokals (wie z.B. „Blauer Peter“), ein Hinweis auf die Tätigkeit oder eine Branchen- oder Unternehmensbezeichnung sind zusätzlich erlaubt. Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht irreführend sein und den Eindruck erwecken, es handele sich um ein ins Handelsregister eingetragenes Unternehmen. Firmenrechtliche Zusätze wie zum Beispiel „& Co.“ sind daher unzulässig.

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen oder eingetragene Kaufleute

Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen oder eingetragene Kaufleute gibt es besondere gesetzliche Vorschriften für die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen dienen dazu den Geschäftspartnern zu ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens, mit dem sie im geschäftlichen Kontakt kommen, zu informieren. Für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen gelten folgende Pflichtangaben:

Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;

die jeweilige Bezeichnung der Rechtsform (ausgeschrieben oder mit einer gebräuchlichen Abkürzung e.Kfm, e.Kfr, OHG/oHG, KG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt) – dieser in Klammern gesetzte Zusatz „haftungsbeschränkt“darf bei der UG nicht fehlen -, AG);

der Ort seiner Handelsniederlassung; gemeint ist Satzungssitz nicht der Verwaltungssitz; bei deutscher Gesellschaft genügt Niederlassung, von welcher der Brief stammt, nicht.

Registergericht und Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist; dabei genügt die abgekürzte Form (z.B. „AG X HRB 5“).

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)

Zusätzlich bedarf es bei der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) folgende Pflichtangaben:

alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird (was jedoch keine Pflichtangabe darstellt), muss das Stammkapital auch der Höhe nach und bei ausstehenden Einlagen, die Höhe der insgesamt ausstehenden Beträge, angegeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation (d.h in der Abwicklung/Auflösung), müssen anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen genannt werden und es muss der Zusatz „in Liquidation“ aufgenommen werden. Wird die Gesellschaft insolvent, ist neben (im Amt bleibenden) Geschäftsführern (oder Liquidatoren) zusätzlich der Insolvenzverwalter zu nennen.

GmbH & Co. KG und AG & Co. KG etc.

Auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH (oder UG haftungsbeschränkt) oder eine Aktiengesellschaft, müssen zusätzlich die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsformzusatz, der Sitz, das Registergericht des Sitzes und der Registernummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen bezeichnet werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Die Aktiengesellschaft muss auf ihren Geschäftsbriefen folgende zusätzliche Angaben machen:

alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;

falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.

Angaben über das Kapital der Gesellschaft gehören auch hier nicht zu den Pflichtangaben. Sollen diese Angaben allerdings auf den Geschäftsbriefen aufgeführt sein, so muss auch hier das Grundkapital, sowie der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

Gestaltung der Geschäftsbriefe

Da es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, wo genau die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen aufzuführen sind, ist man in der grafischen Gestaltung der Geschäftsbriefe frei. Üblicherweise werden die Pflichtangaben zwar in der Fußzeile oder im Briefkopf aufgeführt, zwingend ist dies jedoch nicht. Die Angaben müssen aber deutlich erkennbar und lesbar sein. Empfehlenswert ist es nicht nur die Pflichtangaben, sondern auch folgende Angaben auf dem Geschäftsbrief aufzuführen: genaue Anschrift, E-Mail- und Internet-Adressen, die Telefon- und Faxnummern, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Bankverbindung (mit Bankleitzahl, IBAN und BIC). Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Rechnungen und Buchungsbelege müssen zehn Jahre verwahrt werden.

Rechtsfolge eines Verstoßes

Wenn die gesetzlichen Vorschriften zu den Pflichtangaben nicht befolgt werden, kann das Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu € 5.000,00 verhängen.

Außerdem können im Schadensfalle Schadensersatzansprüche gegen die Gesellschaft bestehen. Wenn fehlerhafte Informationen unschwer erkennbar sind, scheiden deratige Ansprüche jedoch aus; z.B. sind Fehler in Firmenbezeichnung nicht haftungsbegründend, wenn z.B. GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) durch die Registergerichtnummer hinreichend identifizierbar ist.

Abmahnungen nach dem Wettbewerbsrecht sind nur bei gezielter Irreführung oder Verdeckung der Identität möglich.

Gehaltspfändung von Arbeitnehmern

Während der Umgang mit gepfändeten Arbeitslöhnen in größerer Unternehmen zur täglichen Arbeit gehört, haben kleinere Unternehmen häufig Schwierigkeiten nach der Zustellung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses richtig zu reagieren. Zunächst besteht eine Pflicht des Arbeitgebers zur Mitwirkung, er muss den pfändbaren Arbeitslohn richtig ausrechnen und haftet unter Umständen für Fehler bei der Auszahlung.

Der Pfändungs- und Überweisungsbeschluss wird zugestellt: Was bedeutet das und was muss man tun?

Dem Arbeitgeber wird durch das Vollstreckungsgericht ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss (häufig auch nur „PfÜB“ genannt) zugestellt. Er enthält den Tenor, dass die Lohn- oder Gehaltsforderung eines Arbeitnehmers, die dieser gegen den Arbeitgeber hat oder zukünftig künftig haben wird, in Höhe eines konkreten Betrages gepfändet und dem Vollstreckungsgläubiger „zur Einziehung überwiesen“ wird. Dabei verwirren oftmals schon die Bezeichnung der jeweiligen Partei:

  • der Arbeitgeber wird im Pfändungsverfahren als Drittschuldner bezeichnet,
  • der Arbeitnehmer ist der (Vollstreckungs-)Schuldner,
  • derjenige, dem der Arbeitnehmer Geld schuldet, ist der (Vollstreckungs-)Gläubiger.

Mit Zustellung des Überweisungsbeschlusses an den Arbeitgeber wird automatisch der Gläubiger Inhaber der Gehaltsforderung, soweit die Forderung besteht und pfändbar ist. Insoweit wird dem Arbeitgeber verboten, die gepfändete Forderung, welche die Pfändungsfreigrenze übersteigt, an den Arbeitnehmer zu bezahlen. Innerhalb der Pfändungsfreigrenzen darf und muss der Arbeitgeber den Lohn weiterhin an den Arbeitnehmer auszahlen.

Es ist deshalb zunächst die Pfändungsfreigrenze zu ermitteln, was nicht ganz einfach ist:

Da die Vollstreckungsgerichte nicht verpflichtet sind, die Pfändungsgrenze ziffernmässig anzugeben, verweisen sie in der Regel nur auf die Tabelle des § 850 c ZPO. Deshalb muss der Arbeitgeber anhand des § 850 c ZPO die Pfändungsfreigrenze selbst ermitteln. Der Gesetzgeber hat die Pfändungsfreibeiträge in Pfändungstabellen veröffentlicht. In diesen Tabellen kann anhand des Nettolohns des Arbeitsnehmers und der Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen der pfändbare Betrag abgelesen werden.

Seit dem 1. Juli 2013 liegt die neue Pfändungsfreigrenze bei dem Sockelbetrag in Höhe von EUR 1.045,04 im Monat. Es ist auch zu beachten, dass sich der unpfändbare Teil des Arbeitseinkommen alle zwei Jahre ändert.

Das Arbeitseinkommen ist daher in dieser Höhe grundsätzlich unpfändbar. Der unpfändbare Teil des Arbeitseinkommen erhöht sich, wenn der Schuldner auf Grund einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. seinem Ehegatten, einem früheren Ehegatten, seinem Lebenspartner, einem früheren Lebenspartner oder einem anderen Verwandten) Unterhalt schuldet.

Für die erste Person, der Unterhalt gewährt wird erhöht sich die Pfändungsfreigrenze um EUR 393,30 monatlich, und um je 219,12 Euro monatlich für die zweite bis fünfte Person. Da es weitere Ausnahmen und Erweiterungen gibt, auf die nicht alle einzelnd eingegangen werden kann, ist hier die Inanspruchnahme professioneller Hilfe oftmals kaum zu verhindern (Ansprechpartner kann hier oftmals der Steuerberater sein).

Dies zeigt sich auch an den folgenden Ausnahmen. Diese Bezüge können grundsätzlich nicht gepfändet werden:

  • zur Hälfte der für die Leistung von Mehrarbeitsstunden gezahlte Teil des Arbeitseinkommens;
  • die für die Dauer des Urlaubs über das Arbeitseinkommen hinaus gewährten Bezüge, Zuwendungen aus Anlass eines besonderen Betriebsereignisses und Treugelder, soweit sie den Rahmen des Üblichen nicht übersteigen;
  • Aufwandsentschädigungen, Auslösungsgelder und sonstige soziale Zulagen für auswärtige Beschäftigungen, das Entgelt für selbstgestelltes Arbeitsmaterial, Gefahrenzulagen sowie Schmutz- und Erschwerniszulagen, soweit diese Bezüge den Rahmen des Üblichen nicht übersteigen;
  • Weihnachtsvergütungen bis zum Betrag der Hälfte des monatlichen Arbeitseinkommens, höchstens bis zum Betrag von 500 Euro;
  • Heirats- und Geburtsbeihilfen, sofern die Vollstreckung wegen anderer als der aus Anlass der Heirat oder der Geburt entstandenen Ansprüche betrieben wird;
  • Erziehungsgelder, Studienbeihilfen und ähnliche Bezüge;
  • Sterbe- und Gnadenbezüge aus Arbeits- oder Dienstverhältnissen;
  • Blindenzulagen.

Wird das Gehalt des Arbeitnehmers gepfändet, weil er z. B. den Unterhalt für sein Kind nicht zahlt, gelten Sonderregeln.

Es können auch eigene Einkünfte einer Person, welcher der Schuldner auf Grund gesetzlicher Verpflichtung Unterhalt gewährt, eine Rolle spielen, da das Vollstreckungsgericht auf Antrag des Gläubigers bestimmen kann, dass diese Person bei der Berechnung des unpfändbaren Teils des Arbeitseinkommens ganz oder teilweise nicht berücksichtigt wird.

Auch bei der Ermittlung Unterhaltsberechtigten Personen des Arbeitnehmers lauern gewisse Haftungsfallen, z.B. kann man sich nicht immer auf die in der Lohnsteuerkarte eingetragenen Angaben zu den unterhaltsberechtigten Personen verlassen. Das gilt speziell für den Kinderfreibetrag 1,0. Dieser kann für ein Kind oder für zwei Kinder stehen, dies ist aus der Lohnsteuerkarte nicht ersichtlich. Des Weiteren sind Kinder über 16 Jahren nur auf Antrag in die Lohnsteuerkarte einzutragen.

Es reicht außerdem nicht, die Zahl der unterhaltsberechtigten Personen festzustellen. Weitere Voraussetzung für deren Berücksichtigung bei der Ermittlung des pfändbaren Lohns ist, dass der Arbeitnehmer den betreffenden Personen auch wirklich Unterhalt zahlt. Es ist daher zu empfehlen, dass man sich vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lässt, welchen Personen gegenüber er unterhaltsverpflichtet ist und wem er auch tatsächlich Unterhalt leistet. Die unterschriebene Erklärung sollte mit zu den Lohnunterlagen genommen werden.

Soweit das Arbeitseinkommen die Pfändungsgrenze übersteigt, ist das Verbot, an den Arbeitnehmer zu bezahlen, strikt zu beachten. Der Arbeitgeber kann insoweit nach der Lohnpfändung durch Zahlung an den Arbeitnehmer nicht mehr von seiner Leistungspflicht frei werden, d. h. im Falle einer Auszahlung des gesamten Arbeitsentgeltes an den Arbeitnehmer wäre der Arbeitgeber verpflichtet, den die Pfändungsgrenze übersteigenden Betrag nochmals an den Vollstreckungsgläubiger zu bezahlen.

Von der Rechtmäßigkeit des PfÜB muss sich der Arbeitgeber nicht überzeugen. D. h., der Arbeitgeber wird auch dann von seiner Leistungspflicht gegenüber dem Arbeitnehmer frei, wenn er aufgrund eines zu Unrecht erlassenen oder ohne sein Wissen wieder aufgehobenen PfÜB den pfändbaren Betrag an den Vollstreckungsgläubiger bezahlt.

Schließlich hat der Arbeitgeber die Pflicht, dem Vollstreckungsgläubiger gegenüber nach der Pfändung und nach Aufforderung (häufig bereits im PfÜB enthalten) folgende Erklärungen (sog. „Drittschuldnererklärung“) abzugeben:

  • ob er eine Gehaltspfändung eines Arbeitnehmers als begründet anerkennt und zur Zahlung bereit ist;
  • ob und welche Ansprüche andere Personen an der Gehaltsforderung geltend machen;
  • und ob bereits andere Gläubiger das Gehalt gepfändet haben.

Die Frist für die Auskunft beträgt zwei Wochen nach Zustellung des PfÜB (soweit er eine Aufforderung enthält). Bei nicht rechtzeitiger, unvollständiger oder falscher Auskunft, besteht das Risiko für den Arbeitgeber sich eines Schadensersatzanspruches auszusetzen.

Hat der Arbeitgeber eine aufrechenbare Gegenforderung gegen den Arbeitnehmer, darf er auch gegen die Forderung des Vollstreckungsgläubigers aufrechnen.

Normalerweise ergeht der Pfändungs- und Überweisungsbeschluss in einem Bescheid, so dass die Pfändung und Verwertung gleichzeitig erfolgen. Ergeht zunächst nur ein Pfändungsbeschluss, darf der Arbeitgeber den pfändbaren Betrag noch nicht an den Gläubiger bezahlen.

Was ist zu beachten, wenn mehrere Gläubiger gegen denselben Arbeitnehmer vollstrecken?

Bei mehreren Pfändungen gilt der Prioritätsgrundsatz, daher ist die frühere Pfändung vollständig zu erfüllen, also pfändbares Gehalt ist solange an den ersten Gläubiger auszuzahlen, bis der Gesamtbetrag mit Zinsen und Vollstreckungskosten aus dem ersten PfÜB getilgt ist. Die Befriedigung der Vollstreckungsgläubiger hat also in der Reihenfolge der zugestellten PfÜB´s zu erfolgen.

Verstößt der Arbeitgeber gegen den Prioritätsgrundsatz und zahlt er versehentlich aufgrund einer nachrangigen Forderung, wird er gegenüber dem vorrangigen Gläubiger nicht von seiner Zahlungspflicht befreit und muss nochmals bezahlen. Allerdings kann er dann den an den falschen gezahlten Betrag zurückverlangen, hier trägt er aber das Prozessrisiko und damit auch das Insolvenzsisiko.

Wenn sich der Arbeitgeber bei mehreren erfolgten Pfändungen nicht sicher ist, an wen er zahlen soll, ist zu empfehlen, den pfändbaren Betrag beim Vollstreckungsgericht zu hinterlegen und damit die Verteilung des Erlöses dem Vollstrechungsgericht zu übertragen.

Die Hinterlegung erfolgt bei dem Vollstreckungsgericht, dessen PfÜB dem Arbeitgeber zuerst zugestellt worden ist und unter Angabe des Sachverhaltes und Aushändigung aller dem Arbeitgeber zugestellten PfÜB´s.

Über den Autor

Jan SchnedlerDieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jan Schnedler von Grenius Rechtsanwälte in Hamburg entstanden. Er ist Spezialist für die Themen Technologietransfer, Wirtschaftsrecht, IP/Geistiges Eigentum und IT-Recht.