Archiv für den Monat: September 2012

Wiederkehrende Aufträge mit dem Skippr-Auftragsmodul verwalten

Wenn Sie regelmäßig die Rechnungen mit den gleichen Positionen schreiben, ist das Auftragsmodul Ihr neuer bester Freund. Mit Aufträgen und Leistungen definieren Sie Vorlagen für Rechnungen, die in bestimmten Abrechnungszyklen regelmäßig erstellt oder jeweils nach der Verrichtung bestimmter Aufgaben manuell erzeugt werden.

Einen neuen Auftrag können Sie aus der Einzelansicht eines Kunden über das Neu-Modul erstellen. Anschließend können Sie die Kopf- und Fußtexte für die aus dem Auftrag generierten Rechnungen festlegen und auswählen, ob Sie als Rechnungsadresse jeweils die Kundenadresse übernehmen oder eine andere Anschrift festlegen möchten:

Nun können Sie dem Auftrag Ihre Leistungen hinzufügen. Für Leistungen, die in festen Intervallen berechnet werden, z.B. eine monatlich Gebühr für das Hosting einer Homepage, wählen Sie einen Abrechnungszyklus. Für Leistungen, die jeweils nach einer Verrichtung ausgeführt werden, wählen Sie im Auswahlfeld des Abrechnungszyklus “je Ausführung” aus. Die Abrechnungszyklen können Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt im Einstellungen & Vorgaben – Bereich konfigurieren. Ihr neu angelegter Mandant enthält bereits Zyklen für monatliche, vierteljährlich und jährliche Abrechnungen.

In der Einzelansicht des Auftrags sehen Sie eine Auswahl der aktiven Leistungen. Über den Filter können Sie sich auch alle Leistungen, also auch Leistungen die in der Vergangenheit endeten oder erst in der Zukunft beginnen, anzeigen lassen.

Um Leistungen, die nach Verrichtung abgerechnet werden, zu erfassen, füllen Sie am Ende Tabelle ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum sowie die Anzahl der erfassten Leistungen aus und klicken Sie den Button “Markierte Leistung(en) verrichten”.

Die verrichteten Leistungen lassen sich dann, genau wie die regelmäßigen Leistungen, aus der Einzelansicht des Auftrags für einen einzelnen Auftrag oder aus der Vorfaktura für alle Aufträge erstellen. Einmal erfasste Verrichtungen sind im System gespeichert und Sie vergessen nie wieder, Ihre erbrachten Leistungen auch abzurechnen.

Angebotsschreiben erstellen

Im Skippr erstellen Sie Angebote mit einem Formular, das dem Rechnungsformular sehr ähnlich ist. Wie auch Rechnungen werden die fertiggestellten Dokumente als pdf-Dateien ausgegeben und können gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Um ein neues Angebot zu erstellen, wählen Sie im Neu-Modul den entsprechenden Eintrag aus. Wenn Sie sich nicht in einer Kundenakte befinden und das Angebot somit keinem Kunden direkt zugeordnet werden kann, können Sie einen Kunden über eine Autovervollständigungssuche auswählen:

Die Adresse des Kunden wird im neuen Angebot eingetragen, kann aber wie bei Rechnungen natürlich ebenfalls in jedem einzelnen Dokument verändert werden. Im Namensfeld können Sie beispielsweise den Namen des Einkäufers ergänzen, der das Angebot erhalten soll.

Zusätzlich werden die in Ihren Einstellungen konfigurierten Kopf- und Fußtexte eingefüllt, die ebenfalls individuell angepasst werden können, zum Beispiel mit einer persönlichen Begrüßung oder einem Verweis auf ein vorausgeganges Gespräch.

Fügen Sie Ihrem Angebot die gewünschten Angebotspositionen hinzu. Im Standard werden Angebotspositionen mit Freitext verwendet, über den entsprechenden Button können Sie aber auch einen vorher in der Artikelverwaltung eingepflegten Artikel verwenden. Auch hier hilft Ihnen wieder eine Autovervollständigungssuche beim schnellen Finden.

Wenn Sie alle benötigten Daten eingetragen haben, speichern Sie das Dokument. Anschließend können Sie es Fertigstellen & Drucken, so dass Sie das pdf-Dokument für Sie erstellt und in der Kundenakte hinterlegt wird.

Ein fertiggestelltes Angebot erhält den Status “Offen”. Wird ein Angebot durch den Kunden akzeptiert oder abgelehnt, können Sie den Status entsprechend ändern. Der Status des Angebots wird außerdem automatisch auf “Akzeptiert” gesetzt, wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln – dabei werden alle Angebotspositionen in Rechnungspositionen kopiert, die Sie dann bei Bedarf auch noch anpassen können.

Wünscht der Kunde eine Änderung des Angebots, z.B. die Ergänzung einer weiteren Position, so können Sie in der Einzelansicht des Angebots eine Änderung starten. Das Angebot wird kopiert und erhält dann beim Druck eine neue Nummer, so dass Ihre Historie bestehen bleibt und in der Kommunikation mit dem Kunden jede Nummer eindeutig einer bestimmten Angebotsversion zugeordnet werden kann.

Zusätzlich lassen sich Angebote kopieren. Während des Kopiervorgangs können Sie für das Angebot einen anderen Kunden auswählen. Haben Sie also Herrn Müller einen besonders schönen Carport angeboten, den sein Nachbar Herr Wiefelspütz jetzt auch haben möchte, können Sie ihm mit wenigen Klicks ein Angebot über die gleichen Leistungen unterbreiten. Klingt doch gut, oder?