Archiv für den Monat: August 2012

Rechnungen schreiben mit Skippr

Neben der bereits beschriebenen Kundenverwaltung beinhaltet das Skippr-Basismodul auch die Rechnungsstellung. Rechnungen können auf verschiedene Arten erstellt werden:

  • “Einfach so”, ohne weitere Vorgaben
  • Aus einem Angebot
  • Aus einem Lieferschein
  • Aus einer wiederkehrenden Leistung aus einem Auftrag

In einem frischen Skippr-Mandanten stehen die benötigten Konfigurationsoptionen immer schon standardmäßig zur Verfügung, so dass man direkt loslegen kann und die Konfiguration nach und nach an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

Anfänglich werden Rechnungen mit Einheiten und Leistungsarten verwendet. Diese lassen sich in den Einstellungen verwalten und erweitern. Wenn Sie Einheiten oder Leistungsarten nicht verwenden möchten, können Sie diese in den Einstellungen deaktivieren.

An der selben Stelle können Sie auch festlegen, ob Sie pro Rechnung nur ein Lieferdatum verwenden möchten und nicht, wie es im Standard der Fall ist, einen Leistungszeitraum pro Rechnungsposition.

Leistungsarten werden in Skippr verwendet, um die Zuordnung von Mehrwertsteuersätzen und Buchhaltungskonten zu Rechnungspositionen zu vereinfachen und Auswertungen über die Art der generierten Umsätze zu erhalten. Jeder Leistungsart wird ein Fibu-Konto zugeordnet und am Fibu-Konto hängt die Information, welcher Steuersatz zu verwenden ist.

In der Rechnung muss dann nur noch die Leistungsart ausgewählt werden (z.B. “Lebensmittel” mit 7% Umsatzsteuer oder “Programmierung” mit 19% Umsatzsteuer), die Verknüpfungen im Hintergrund sorgen dann dafür, dass in der Rechnung die richtigen Mehrwertsteuersätze verwendet werden und beim Export für die Finanzbuchhaltung alles richtig zugeordnet ist. Merke: Man muss kein Steuerberater sein, um mit Skippr Rechnungen schreiben zu können.

Im Fuß der Rechnung können Sie eine Zahlungsbedingung auswählen, bei der Erstellung einer Rechnung wird immer die Standard-Zahlungsbedingung des betroffenen Kunden vorausgewählt. Natürlich lassen sich auch die Zahlungsbedingungen in den Einstellungen verwalten, mit Skonto und variablen Texten.

Kundenverwaltung mit Skippr

Im Skippr dreht sich seit je her alles um die Kunden. Alle Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine werden jeweils einem Kunden zugeordnet und sind damit in seiner Kundenakte verfügbar.

Wir unterscheiden Kunden erstmal ganz grundsätzlich danach, ob sie bereits eine Kundennummer haben oder nicht. Kunden ohne Kundennummer sind sinnvoll, wenn es sich zum Beispiel um einen Interessenten handelt, der ein Angebot angefordert hat. Erst ab dem Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung erstellt wird, muss auch eine Kundennummer vergeben werden und der Status des Kunden verändert werden. So hat man für die Buchhaltung gleich eine fangfrische Debitorennummer zur Hand.

Um die Kunden in verschiedene Kategorien einteilen zu können, gibt es im Skippr zwei grundlegende Möglichkeiten. Zu den Zuständen mit Nummer / ohne Nummer lassen sich jeweils beliebige Kundenstatus anlegen. Dies ist eine eher klassische Variante der Kundenaufteilung, die es bereits seit den ersten Skippr-Tagen in 2007 gibt.

Seit sich “dieses Internet” mehr und mehr durchsetzt, sind Tags ein beliebtes Mittel, Dinge zu kategorisieren. Da es kein besonders doofes Konzept ist, gibt es Tagging auch für die Kunden im Skippr, so dass man sich seine Kunden in beliebigen Dimensionen mit beliebigen Attributen kennzeichnen kann.

In der Kundenliste lassen sich die Kunden zusätzlich noch nach dem Anfangsbuchstaben des Kurznamen filtern, man hat also ausreichend Möglichkeiten, seine Kunden zu unterteilen und wiederzufinden. Und zusätzlich gibt es ja noch das Suchfeld…

Neben der Überschrift, die angibt welcher Kundenstatus mit dem Filter rechts oben ausgewählt wurde (im Beispiel wurde die Auswahl nicht über den Status eingeschränkt) , gibt es einen Link für den CSV-Export, so dass man seine Kundenliste schnell in Excel übernehmen kann, um zum Beispiel einen Serienbrief zu erstellen.

In der Einzelansicht eines Kunden gibt es zuerst eine Kunden-spezifische Übersicht:

Auf einen Blick sieht man dort die zu erledigenden Aufgaben, eine Liste offener Posten und unbeantworteter Angebote sowie eine graphische Übersicht der Umsätze des Kunden (die letzten beiden Listen wurden in unserem Screenshot herausgeschnitten).

Die wichtigen Kundendaten werden in der rechten Spalte angezeigt, so dass man zum Beispiel die Kontaktdaten direkt sehen kann. Eine übersichtliche Übersicht also…

Aus der Kundenakte hat man jeweils direkt Zugriff auf die dem Kunden angehängten Datensätze. Je nach den gebuchten Skippr-Modulen passt sich das im oberen Bild zu sehende Untermenü an. Hinter dem Personen-Tab findet man eine Verwaltung für die Mitarbeiter / Kontakte des Unternehmen.

In der Einzelansicht eines Kunden hat man die Möglichkeit, neue Dokumente und Daten zu diesem Kunden mit wenigen Klicks anzulegen. Das Dropdown für die Anlage von neuen Datensätzen, das unter dem Suchfeld zu finden ist, ändert den Kontext und der neue Datensatz wird direkt dem aktuellen Kunden zugeordnet.